​
POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-ME
MANUAL EOMS
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
TIMBALAN PENGARAH
(AKADEMIK)
PENGARAH
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-ME
Tajuk Dokumen
MANUAL EOMS
Bil.
No.
Pindaan
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
1
02
Kemaskini klausa 7.1.5 Pemantauan dan
pengukuran sumber
13.02.2024
2
02
Kemaskini lampiran pihak berkepentingan
13.02.2024
3
02
Tambahbaik proses pengumpulan organizational
knowledge di bawah klausa 7.1.6 Pengetahuan PMU
(organizational knowledge)
13.02.2024
PMU-ME Manual EOMS Page 3 of 58
Keluaran 01 Pin.02
B. SENARAI KANDUNGAN
M/ Surat
A
REKOD PINDAAN
2
B
KANDUNGAN
3
C
SENARAI PROSEDUR EOMS
5
1.0
BAHAGIAN I
PENGENALAN
1.1
Pengenalan Kepada Manual EOMS
9
1.2
Tujuan
9
1.3
Kandungan Manual EOMS
9
1.4
Terminologi dan Definisi
9
2.0
BAHAGIAN II
MAKLUMAT ORGANISASI
2.1
Latar belakang
12
2.2
Fungsi Organisasi
12
2.3
Visi Organisasi
12
2.4
Misi Organisasi
12
2.5
Carta Organisasi Pengurusan
14
2.6
Perkhidmatan Yang Diberikan
14
2.7
Pelanggan
15
2.8
Pihak Berkepentingan (Stakeholder)
15
2.9
Nilai Korporat Politeknik Mukah
15
2.10
Peraturan dan Undang-undang berkaitan
15
3.0
BAHAGIAN III
SISTEM PENGURUSAN ORGANISASI PENDIDIKAN (EMOS)
3.1
Skop Pelaksanaan EOMS
17
3.2
Dasar EOMS
18
PMU-ME Manual EOMS Page 4 of 58
Keluaran 01 Pin.02
M/ Surat
3.3
Objektif EOMS
18
3.4
Penerangan Mengenai EOMS
18
3.5
Ringkasan Proses
18
4.0
BAHAGIAN IV
KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN ORGANISASI PENDIDIKAN (EMOS)
SEKSYEN 4 – Konteks Organisasi
4.1
Memahami Organisasi Pendidikan Dan Konteksnya
22
4.2
Memahami Keperluan Dan Jangkaan Pihak
Berkepentingan
22
4.3
Menentukan Skop EOMS
23
4.4
Sistem Pengurusan EOMS
23
SEKSYEN 5 – Kepimpinan
5.1
Kepimpinan Dan Komitmen
24
5.2
Dasar EOMS
26
5.3
Peranan Organisasi, Tanggungjawab Dan bidang
Kuasa
27
SEKSYEN 6 – Perancangan Untuk EOMS
6.1
Tindakan Bagi Menyatakan Risiko Dan Peluang
27
6.2
Objektif PMU dan Perancangan Untuk
Pencapaiannya
28
6.3
Perancangan Perubahan
29
SEKSYEN 7–Sokongan
7.1
Sumber
29
7.2
Kekompentenan
33
7.3
Kesedaran
34
7.4
Komunikasi
34
7.5
Maklumat didokumentasikan
36
PMU-ME Manual EOMS Page 5 of 58
Keluaran 01 Pin.02
M/ Surat
SEKSYEN 8 – Operasi
8.1
Perancangan Operasi Dan Kawalan
37
8.2
Keperluan Produk dan Perkhidmatan Pendidikan
39
8.3
Reka bentuk Dan Pembangunan produk Dan
Perkhidmatan
40
8.4
Kawalan Proses, Produk dan Perkhidmatan Yang
Disediakan Secara Luaran
44
8.5
Penyediaan Produk Dan Perkhidmatan Pendidikan
45
8.6
Pelepasan Produk Dan Perkhidmatan
51
8.7
Kawalan Output Pendidikan Yang Tidak Akur
51
SEKSYEN 9 – Penilaian Prestasi
9.1
Pemantauan, Pengukuran, Analisis Dan Penilaian
52
9.2
Audit Dalaman
55
9.3
Kajian Semula Pengurusan
56
SEKSYEN 10 – Penambahbaikan
10.1
Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan
57
10.2
Penambahbaikan Berterusan
57
10.3
Peluang Penambahbaikan
58
Lampiran 1- Senarai jadual pihak berkepentingan
Lampiran 2- Prosedur pengumpulan bahan
berkaitan organizational knowledge
Lampiran 3- Petunjuk prestasi
C. SENARAI PROSEDUR EOMS
Prosedur EOMS Pengurusan Sokongan (PE-PS)
BIL
NOMBOR DOKUMEN
TAJUK
1.
PMU-PE-PS-01
Kajian Semula Pengurusan
2.
PMU-PE-PS-02
Penyediaan Belanjawan Tahunan
PMU-ME Manual EOMS Page 6 of 58
Keluaran 01 Pin.02
3.
PMU-PE-PS-03
Kawalan Maklumat Didokumentasi
4.
PMU-PE-PS-04
Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan
5.
PMU-PE-PS-05
Pengendalian Maklumbalas Pelanggan
6.
PMU-PE-PS-06
Pengurusan Risiko
7.
PMU-PE-PS-07
Pengendalian Audit Dalaman
8.
PMU-PE-PS-08
Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf
9.
PMU-PE-PS-09
Pengurusan Rekod Kualiti
10.
PMU-PE-PS-10
Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur
11.
PMU-PE-PS-11
Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan
12.
PMU-PE-PS-12
Pengurusan Teknologi Maklumat
13.
PMU-PE-PS-13
Pengurusan Instruksional dan Multimedia
14.
PMU-PE-PS-14
Pengurusan Psikologi
15.
PMU-PE-PS-15
Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerja
16.
PMU-PE-PS-16
Pengurusan Pusat Sumber
17.
PMU-PE-PS-17
Pengurusan Kolej Kediaman
PMU-ME Manual EOMS Page 7 of 58
Keluaran 01 Pin.02
Prosedur EOMS Pemberian Perkhidmatan Pendidikan (PE-PPP)
BIL
NOMBOR DOKUMEN
TAJUK
1.
PMU-PE-PPP-01
Perancangan Aktiviti Politeknik
2.
PMU-PE-PPP-02
Pengurusan Kokurikulum
3.
PMU-PE-PPP-03
Pengurusan Pendaftaran Pelajar
4.
PMU-PE-PPP-04
Proses Pembelajaran dan Pengajaran
5.
PMU-PE-PPP-05
Perancangan Dan Pelaksanaan Latihan Industri
6.
PMU-PE-PPP-06
Proses Pengurusan Peperiksaan
7.
PMU-PE-PPP-07
Pengurusan e-Pembelajaran
8.
PMU-PE-PPP-08
Pengurusan Penyelidikan, Inovasi dan Komersialan
9.
PMU-PE-PPP-09
Pengurusan Keusahawanan
10.
PMU-PE-PPP-10
Pengurusan CISEC
11.
PMU-PE-PPP-11
Sistem Penasihatan Akademik
BAHAGIAN I
PENGENALAN
PMU-ME Manual EOMS Page 9 of 58
Keluaran 01 Pin.02
BAHAGIAN I
PENGENALAN
1.1
Pengenalan Kepada Manual EOMS
Dokumen ini adalah merupakan Manual EOMS Politeknik Mukah. Manual EOMS ini
disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif penubuhan Politeknik, selaras dengan
kehendak dan keperluan standard ISO 21001:2018 dan Code of Practice for Programme
Accreditation (COPPA). Ianya mengandungi dasar EOMS, objektif EOMS dan dasar serta
prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan Pemberian Perkhidmatan Pendidikan
(PPP) dalam bidang Kejuruteraan, Perdagangan dan Teknologi Maklumat. Manual ini
diperlengkapkan lagi dengan Prosedur EOMS dan Dokumen Sokongan yang berkaitan
dengannya.
1.2
Tujuan
Tujuan Manual EOMS ini disediakan adalah untuk:
a. Menerangkan maklumat asas Organisasi Politeknik Mukah.
b. Menerangkan sistem pengurusan organisasi pendidikan dalam Pemberian
Perkhidmatan Pendidikan dalam bidang Kejuruteraan, Perdagangan dan Teknologi
Maklumat selaras dengan kehendak dan keperluan ISO 21001:2018 dan Code of
Practice for Programme Accreditation (COPPA).
c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti dalam Pemberian
Perkhidmatan Pendidikan dalam bidang Kejuruteraan, Perdagangan dan Teknologi
Maklumat.
1.3
Kandungan Manual EOMS
Manual Kualiti ini mengandungi EMPAT (4) bahagian yang terdiri daripada :
Bahagian I
Pengenalan
Bahagian II
Maklumat Organisasi
Bahagian III
Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan
Bahagian IV
Keperluan Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan
1.4
Terminologi dan Definisi
Terminologi
Definisi
KPT
Kementerian Pendidikan Tinggi
JPPKK
Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti; satu jabatan
di bawah KPT yang bertanggungjawab terhadap program
pengajian di politeknik
PMU
Politeknik Mukah
PMU-ME Manual EOMS Page 10 of 58
Keluaran 01 Pin.02
Pengarah
Merujuk kepada Pengarah Politeknik Mukah
PPP
Pemberian Perkhidmatan Pendidikan iaitu memberi pendidikan
di peringkat Diploma kepada pelajar lepasan SPM atau setaraf
dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti KPM
dalam bidang Kejuruteraan, Perdagangan dan Teknologi
Maklumat
Ketua
Jabatan
Pegawai yang dilantik untuk mengetuai jabatan akademik dan
sokongan
Ketua Unit
Pegawai yang dilantik untuk mengetuai sesuatu unit
Ketua
Program
Pegawai yang dilantik untuk bertanggungjawab terhadap sesuatu
program yang ditawarkan di jabatan
Ketua Kursus
Pegawai yang dilantik untuk bertanggungjawab terhadap sesuatu
kursus yang ditawarkan di jabatan / unit sokongan
Pegawai
Kualiti (PQ)
Pegawai yang dilantik oleh Pengarah bagi mengurus dan
menyelenggara Dokumen Kualiti dan Sistem Pengurusan Kualiti
EOMS
Educational Organizations Management System atau Sistem
Pengurusan Organisasi Pendidikan
BAHAGIAN II
MAKLUMAT ORGANISASI
PMU-ME Manual EOMS Page 12 of 58
Keluaran 01 Pin.02
BAHAGIAN II
MAKLUMAT ORGANISASI
2.1
Latar Belakang
Politeknik Mukah (PMU) merupakan politeknik ke-20 di Malaysia dan ke-3 di Malaysia
Timur. Politeknik ini memulakan operasi pada tahun 2004 di Sek Men Teknik Sibu
dengan hanya mempunyai ambilan pertama pada Julai 2005. PMU mempunyai keluasan
100 ekar dan dilengkapi dengan infrastruktur moden dan fasiliti pendidikan terkini.
Peranan utama PMU adalah untuk menyediakan tenaga kerja separa profesional dalam
bidang kejuruteraan, perdagangan dan teknologi maklumat. Program-program yang
ditawarkan di PMU adalah di peringkat Diploma kepada lepasan Sijil Pelajaran Malaysia
atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti.
2.2
Fungsi Organisasi
Fungsi Jawatankuasa Pengurusan Politeknik Mukah adalah:
•Merancang dan menyelaras hal-hal berkaitan dengan pengurusan sumber manusia di
PMU
•Merancang dan menyelaras hal-hal berkaitan dengan perkhidmatan serta latihan dan
kerjaya.
• Merancang,melaksana dan mengawal selia proses kemasukan dan hal ehwal pelajar.
•Merancang, menyelia dan melaksanakan Anggaran Belanja Mengurus.
•Menyelaras dan memantau pelaksanaan program akademik agar selari dengan
kehendak JPPKK dan bersesuaian dengan keperluan pemodenan industri dan negara.
Fungsi Politeknik Mukah
Memberi pendidikan dan latihan separa profesional di peringkat diploma kepada lulusan
SPM atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti dalam bidang
kejuruteraan, perdagangan dan teknologi maklumat bagi memenuhi tenaga kerja terlatih
negara.
2.3
Visi Organisasi
Visi JPPKK
Menjadi Peneraju Institusi TVET Yang Unggul
Visi PMU
Menjadi Institusi TVET yang Unggul.
2.4
Misi Organisasi
Misi JPPKK
Menyediakan akses yang meluas kepada program TVET berkualiti dan diiktiraf
PMU-ME Manual EOMS Page 13 of 58
Keluaran 01 Pin.02
Memperkasa komuniti melalui pembelajaran sepanjang hayat
Melahirkan graduan holistik, berciri keusahawanan dan seimbang
Memanfaatkan sepenuhnya perkongsian pintar dengan pihak berkepentingan
Misi PMU
Menyediakan akses kepada program TVET yang berkualiti dan diiktiraf.
Menghasilkan graduan holistik, berciri keusahawanan dan seimbang.
Memanfaatkan perkongsian pintar dengan pihak berkepentingan.
2.5
Carta Organisasi
PMU-ME Manual EOMS Page 14 of 58
Keluaran 01 Pin.02
2.6
Perkhidmatan Yang Diberikan
Politeknik Mukah menyediakan perkhidmatan Pemberian Perkhidmatan Pendidikan
dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan teknologi maklumat kepada lulusan SPM
atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti pada peringkat
diploma.
PMU-ME Manual EOMS Page 15 of 58
Keluaran 01 Pin.02
2.7
Pelanggan
Pelanggan kepada Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan merupakan pelajar
berdaftar sepenuh masa di Politeknik Mukah.
2.8
Pihak Berkepentingan (Stakeholder)
Pihak berkepentingan dalam sistem pengurusan organisasi pendidikan ini adalah ibu
bapa pelajar, industri, JPPKK, Kementerian Pendidikan Tinggi dan bakal
majikan/syarikat. Rujuk Laporan Pengurusan Risiko terkini dan lampiran 1
2.9
Nilai Korporat Politeknik Mukah
Nilai Korporat Politeknik Mukah adalah selari dengan nilai-nilai korporat di peringkat
kementerian yang perlu dihayati dan diamalkan. Nilai-nilai tersebut adalah seperti berikut:
1. Berintegriti
2. Profesionalisme
3. Semangat Kerja Berpasukan
4. Berorientasikan Pelanggan
5. Berorientasikan Warga
2.10
Peraturan dan Undang-undang Berkaitan
Rujuk jadual senarai pihak berkepentingan lampiran 1
BAHAGIAN III
SISTEM PENGURUSAN
ORGANISASI PENDIDIKAN
(EOMS) POLITEKNIK MUKAH
PMU-ME Manual EOMS Page 17 of 58
Keluaran 01 Pin.02
BAHAGIAN III
SISTEM PENGURUSAN ORGANISASI PENDIDIKAN
POLITEKNIK MUKAH
3.1
Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan (EOMS)
Politeknik Mukah melaksanakan Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan bagi proses
Pemberian Perkhidmatan Pendidikan di peringkat diploma dalam bidang kejuruteraan,
perdagangan dan teknologi maklumat bagi memenuhi visi dan misi penubuhan politeknik
serta memenuhi kehendak negara yang berasaskan piawaian ISO 21001:2018 dan Code
of Practice for Programme Accreditation (COPPA). Sistem Pengurusan Organisasi
Pendidikan di Politeknik Mukah dilaksanakan di jabatan-jabatan, unit-unit dan
jawatankuasa seperti berikut:
1. Jabatan Kejuruteraan Awam
2. Jabatan Kejuruteraan Elektrik
3. Jabatan Kejuruteraan Mekanikal
4. Jabatan Perdagangan
5. Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi
6. Jabatan Matematik, Sains dan Komputer
7. Jabatan Pengajian Am
8. Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar
9. Jabatan Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan
10. Unit Peperiksaan
11. Unit Perhubungan dan Latihan Industri
12. Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
13. Unit Khidmat Pengurusan
14. Unit Jaminan Kualiti
15. Unit Teknologi Maklumat
16. Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan Fasiliti
17. Unit Kewangan dan Akaun
18. Unit Komunikasi Korporat
19. Unit Pengurusan Psikologi
20. Unit Penyelidikan, Inovasi & Komersialan
21. Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia
PMU-ME Manual EOMS Page 18 of 58
Keluaran 01 Pin.02
22. Unit CISEC
23. Unit Pusat Sumber
24. Unit Keusahawanan
25. Unit Kolej Kediaman
26. Audit Dalam
27. e-Pembelajaran
28. Pengurusan Risiko
29. Jawatankuasa Keselamatan & Kesihatan Pekerja
30. Penyelaras Takwim Politeknik
Pengecualian Yang Dibenarkan dan Justifikasi
Skop perlaksanaan system pengurusan organisasi Pendidikan tidak meliputi keperluan
seksyen standard ISO 21001:2018 yang berikut:
a) Seksyen 7.1.5.2 Kebolehcarian pengukuran (measurement traceability)
PMU tidak mempunyai peralatan yang perlu ditentu ukur dalam PPP bagi lepasan
Diploma.
Ketiadaan keperluan di atas tidak menjejaskan keupayaan PMU dalam memenuh
keperluan pelanggan dan peraturan serta undang-undang yang dirujuk.
3.2
Dasar EOMS
Politeknik Mukah komited dalam pemberian perkhidmatan Pendidikan yang berkualiti bagi
membangunkan potensi pelajar ke arah kecemerlangan dalam bidang kejuruteraan,
perdagangan dan teknologi maklumat melalui perlaksanaan Sistem Pengurusan
Organisasi Pendidikan yang berkesan, pematuhan terhadap garis panduan, peraturan,
pekeliling, akta dan undang-undang disamping melaksanakan penambahbaikan
berterusan secara menyeluruh untuk memenuhi keperluan pihak berkepentingan.
3.3
Objektif EOMS
Dalam perlaksanaan objektif EOMS bagi pencapaian pelajar dan perkhidmatan
pentadbiran diwujudkan, diukur dan dikaji semula oleh pihak pengurusan bagi mencapai
hasrat penambahbaikan yang berterusan. Petunjuk prestasi ditetapkan dalam menilai
pencapaian sesuatu proses kerja. Objektif EOMS yang dibangunkan adalah selaras
dengan dasar EOMS. Rujuk Pelan strategik setiap proses di Lampiran I yang terkini.
3.4
Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan
Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan Politeknik Mukah dilaksanakan bermula dari
membuat perancangan aktiviti PPP, penyediaan bajet, pengurusan pendaftaran pelajar,
pelaksanaan pembelajaran dan pengajaran, penilaian pelajar dan pengurusan persijilan.
3.5
Ringkasan Proses
PMU-ME Manual EOMS Page 19 of 58
Keluaran 01 Pin.02
Pelaksanaan Pengurusan Organisasi Pendidikan dalam proses PPP bermula dengan
proses perancangan aktiviti PPP, pengurusan Kokurikulum dan pengurusan pendaftaran
pelajar. Ini diikuti oleh pelaksanaan proses pembelajaran dan pengajaran, perancangan
dan pelaksanaan latihan industri dan proses pengurusan peperiksaan sehingga pelajar
menamatkan pengajian. Pelajar yang memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh
Lembaga Penganugerahan Diploma Politeknik KPM akan dianugerahkan diploma
mengikut bidang program yang telah didaftar oleh pelajar semasa kemasukan ke PMU
seperti di dalam Carta Aliran Proses Dalam Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan di
Rajah 1.
Aktiviti PPP dirancang bermula dari penyediaan jadual waktu. Pelaksanaan PPP
dijalankan oleh pensyarah yang terlatih dalam bidang masing-masing berdasarkan
kurikulum program berkenaan dan dirancang melalui penyediaan rancangan mengajar.
Kemajuan pelaksanaannnya dikawal oleh Ketua Jabatan ataupun Ketua Program dan
penilaian proses pengajaran dan peralatan dijalankan sepanjang semester mengikut
takwim.
Proses Sokongan
Pihak PMU akan memastikan bekalan sumber yang mencukupi disediakan dalam bajet
tahunan supaya perancangan Pengurusan Organisasi Pendidikan dapat dilaksanakan
dengan lancar dan berkesan.
Pemantauan melalui audit dalaman juga dilaksanakan bagi memastikan keberkesanan
pelaksanaan Pengurusan Organisasi Pendidikan. Penemuan audit dalaman digunakan
untuk memperbaiki kelemahan atau kekurangan pelaksanaan sistem.
Kajian Semula Pengurusan (KSP) mengkaji keseluruhan aspek bagi mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan pelaksanaan proses pengajaran, keperluan atau sumber baru
yang diperlukan supaya tindakan penambahbaikan dapat dilaksanakan secara
berterusan. Hasil KSP akan menjadi input kepada pelaksanaan sistem Pengurusan
Organisasi Pendidikan seterusnya.
Proses Kawalan
Proses kawalan ke atas sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan dijalankan oleh proses
kawalan dokumen, audit dalaman, pengurusan rekod kualiti, maklumbalas pelanggan,
kawalan terhadap ketidakpatuhan, tindakan pembetulan atau tindakan pencegahan. Data-
data dipungut untuk pelaksanaan pengukuran, analisis dan penambahbaikan.
Penambahbaikan Berterusan
Unsur-unsur penambahbaikan untuk pelaksanaan sistem Pengurusan Organisasi
Pendidikan PMU dibincangkan dalam Mesyuarat KSP.
Kurikulum
Kurikulum bagi setiap program yang ditawarkan di politeknik Mukah dibangunkan oleh
Bahagian Kurikulum (BK), JPPKK. Kurikulum berkenaan mengambilkira keperluan
pasaran kerja serta permintaan daripada majikan/syarikat yang berkaitan. Kurikulum
tersebut akan digunapakai sehingga BPK membuat pindaan.
Rajah 1 : Carta Aliran Proses Pemberian Perkhidmatan Pendidikan
BAHAGIAN IV
KEPERLUAN SISTEM
PENGURUSAN ORGANISASI
PENDIDIKAN
PMU-ME Manual EOMS Page 22 of 58
Keluaran 01 Pin.02
BAHAGIAN IV
KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN ORGANISASI PENDIDIKAN (EOMS)
SEKSYEN 4 – Konteks Organisasi
4.1
Memahami Organisasi Pendidikan dan Konteksnya
PMU telah menentukan isu luaran dan dalaman yang relevan dengan tujuan,
tanggungjawab sosial dan haluan strategiknya serta yang memberi kesan terhadap
kemampuannya untuk mencapai hasil (outcomes) yang dimaksudkan daripada EOMS.
PMU telah memantau dan mengkaji semula maklumat tentang isu luaran dan isu
dalaman ini.
Isu boleh termasuk faktor positif dan negatif untuk dipertimbangkan.
Memahami konteks luaran boleh dipermudahkan dengan mempertimbangkan isu yang
timbul daripada faktor teknologi, daya saing, pasaran, budaya, politik, ekonomi dan
persekitaran sama ada di peringkat antarabangsa, kebangsaan, serantau atau tempatan.
Memahami konteks dalaman boleh dipermudahkan dengan mempertimbangkan isu yang
berkaitan dengan nilai, budaya, pengetahuan dan prestasi organisasi.
Hala tuju strategik boleh dinyatakan menerusi maklumat didokumentasikan seperti
penyataan visi dan misi PMU.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Isu Dalaman/ Luaran
Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
Pelan Tindakan PMU
Kamus KPI JPPKK
Takwim Aktiviti PMU
4.2
Memahami Keperluan dan Jangkaan Pihak yang Berkepentingan
Disebabkan oleh kesan atau kesan yang berpotensi terhadap keupayaan PMU untuk
menyediakan secara tekal (consistently) dan mengekalkan (sustainably) produk dan
perkhidmatan pendidikan, PMU telah menentukan:
a) Pihak yang berkepentingan yang relevan dengan EOMS
b) Keperluan pihak berkepentingan yang relevan
Pihak yang berkepentingan telah termasuk:
● pelajar;
● benefisiari yang lain;
● staf PMU
PMU telah memantau dan mengkaji semula maklumat tentang pihak yang
berkepentingan dan keperluan mereka yang relevan.
PMU-ME Manual EOMS Page 23 of 58
Keluaran 01 Pin.02
Pihak Berkepentingan memberi klasifikasi terhadap pihak yang berkepentingan di dalam
PMU.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Keperluan Pihak Berkepentingan
Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
Pelan Tindakan PMU
Kamus KPI JPPKK
Takwim Aktiviti PMU
4.3
Menentukan Skop EOMS
PMU telah menentukan sempadan dan kesesuaian EOMS untuk mewujudkan skopnya
dan telah mempertimbangkan:
a) Isu luaran dan dalaman yang dirujuk dalam 4.1;
b) Keperluan relevan pihak yang berkepentingan yang relevan, rujuk 4.2;
c) Proses dan perkhidmatan PMU
PMU telah mengguna pakai semua keperluan EOMS kecuali klausa pemantauan dan
pengukuran sumber (klausa 7.1.5.2) dengan justifikasi tiada peralatan yang perlu ditentu
ukur untuk program Diploma.
Skop EOMS adalah:
Perkhidmatan pendidikan dan latihan di peringkat Diploma dalam dalam bidang
kejuruteraan, perdagangan dan teknologi maklumat.
Semua produk dan perkhidmatan yang disediakan kepada pelajar oleh PMU telah
dimasukkan ke dalam skop EOMS.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Manual EOMS
Prosedur EOMS
Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
4.4
Sistem Pengurusan untuk organisasi Pendidikan (EOMS)
4.4.1 PMU telah mewujud, melaksana, menyelenggara (maintain) dan menambahbaik
secara berterusan EOMS, termasuk proses yang diperlukan dan interaksi proses-
prosesnya, sejajar dengan keperluan EOMS.
PMU telah menentukan proses yang diperlukan EOMS dan aplikasi proses ini merentasi
PMU dan telah:
a) menentukan input yang diperlukan dan output yang dijangka daripada proses-proses
ini;
b) menentukan urutan dan interaksi proses-proses ini;
c) menentu dan menggunakan kriteria dan kaedah (termasuk pemantauan, pengukuran
dan petunjuk prestasi berkenaan) yang diperlukan bagi memastikan operasi yang
berkesan dan kawalan terhadap proses-proses ini;
d) menentukan sumber yang diperlukan oleh proses dan memastikan adanya sumber-
sumber ini;
PMU-ME Manual EOMS Page 24 of 58
Keluaran 01 Pin.02
e) menugaskan mereka yang bertanggungjawab dan bidang kuasa terhadap proses-
proses ini;
f) menyatakan risiko dan peluang seperti yang ditentukan sejajar dengan keperluan 6.1;
g) menilai proses-proses ini dan melaksana sebarang perubahan yang diperlukan bagi
memastikan proses-proses ini mencapai apa yang dimaksudkan;
h) menambahbaik proses-proses dan EOMS;
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Manual EOMS
Prosedur EOMS
Pekeliling, akta dan dokumen kerajaan yang berkaitan
Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
Pelan Tindakan PMU
Kamus KPI JPPKK
Job Description (JD)
My Portfolio
Sebarang sistem dalam talian
4.4.2 PMU telah:
a. Menyelenggara (maintain) maklumat yang didokumenkan bagi menyokong operasi
proses-proses;
b. Menyimpan (retain) maklumat yang didokumenkan bagi mewujudkan keyakinan
proses-proses yang dilaksana adalah seperti dirancang
SEKSYEN 5 – Kepimpinan
5.1
Kepimpinan Dan Komitmen
5.1.1 Am
Pengurusan atasan PMU telah menunjukkan kepimpinan dan komitmen terhadap EOMS
dengan:
a. dipertanggungjawabkan (being accountable) terhadap keberkesanan EOMS;
b. memastikan dasar dan objektif PMU diwujudkan dan bersesuaian dengan konteks dan
arah tuju strategik PMU;
c. memastikan integrasi keperluan EOMS ke dalam proses bisnes PMU;
d. mempromosi penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berasaskan risiko;
e. memastikan sumber yang diperlukan untuk EOMS disediakan;
f. berkomunikasi tentang kepentingan EOMS yang cekap dan keakuran kepada
keperluan EOMS;
g. memastikan EOMS mencapai hasil (outcomes) yang dimaksudkan (intended);
h. melibat, mengarah dan menyokong mereka yang terlibat untuk memberi sumbangan
kepada keberkesanan EOMS;
PMU-ME Manual EOMS Page 25 of 58
Keluaran 01 Pin.02
i. mempromosi penambahbaikan berterusan;
j. menyokong peranan pihak pengurusan lain yang relevan untuk menunjukkan
kepimpinan terhadap bidang yang dipertanggungjawabkan kepada mereka.
k. menyokong pengekalan pelaksanaan visi pendidikan dan konsep pendidikan yang
berkaitan;
l. mewujud, membangun dan mengekalkan pelan strategi PMU;
m. memastikan keperluan pendidikan pelajar, termasuk berkeperluan khas, dikenal pasti
dan dinyatakan;
n. mengambil kira prinsip tanggungjawab sosial
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Carta Organisasi
Objektif EOMS
Visi Misi JPPKK dan PMU
Prosedur EOMS
Pekeliling, akta dan dokumen kerajaan yang berkaitan
Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
Pelan Tindakan PMU
Kamus KPI JPPKK
Minit Mesyuarat Pengurusan
Senarai aktiviti kesukarelawanan, Corporate Sosial Responsibility (CSR)
Job Description (JD)
My Portfolio
Sebarang sistem dalam talian
5.1.2 Fokuskan terhadap pelajar dan benefisiari
Pengurusan atasan PMU telah bertanggungjawab secara terus bagi memastikan:
a. keperluan dan ekspektasi pelajar dan benefisiari yang lain ditentukan, difahami dan
dipenuhi secara tekal, dengan dibuktikan menerusi pemantauan kepuasan dan
perkembangan pendidikan;
b. risiko dan peluang yang memberi kesan terhadap keakuran produk dan perkhidmatan
dan kemampuan mempertingkatkan (enhance) kepuasan pelajar dan benefisiari yang
lain ditentukan dan dinyatakan (address).
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Pelan Tindakan PMU
Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan
5.1.3 Keperluan tambahan terhadap pendidikan berkeperluan khas
Pelajar berkeperluan khas adalah seseorang yang mungkin memerlukan pendidikan
yang tidak dapat dipenuhi menerusi arahan dan amalan pentaksiran biasa (contohnya:
pengecualian (exceptionality) seperti tingkah laku, komunikasi, intelektual, fizikal,
kepintaran, atau keperluan lain pelajar bagi pendidikan khas. Pelajar boleh mempunyai
lebih daripada satu exceptionality). Ini bermakna keperluan bagi memastikan kewujudan
PMU-ME Manual EOMS Page 26 of 58
Keluaran 01 Pin.02
saluran komunikasi supaya pihak yang berkepentingan boleh menerima maklumat yang
mereka perlukan untuk aktiviti mereka.
Pihak pengurusan atasan PMU telah memastikan:
• sumber dan latihan adalah tersedia bagi menyokong capaian (accessibility) di dalam
persekitaran pembelajaran;
• penyesuaian (accommodation) yang munasabah (reasonable) disediakan untuk pelajar
berkeperluan khas bagi menggalakkan capaian yang adil kepada kemudahan dan
persekitaran pendidikan seperti pelajar lain.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Pelan Tindakan PMU
Prosedur Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Senarai Semak Pelajar Berkeperluan Khas
5.2
Dasar
5.2.1 Membangunkan dasar
Pihak pengurusan atasan PMU telah mewujud, mengkaji semula dan mengekalkan
dasar yang:
a. menyokong misi dan visi PMU;
b. bersesuaian dengan tujuan dan konteks PMU;
c. menyediakan kerangka kerja bagi penyediaan objektif PMU;
d. merangkumi komitmen untuk memenuhi keperluan yang berkaitan;
e. merangkumi komitmen untuk menambahbaik secara berterusan EOMS.
f. Mengambil kira pembangunan pendidikan, saintifik dan teknikal yang relevan;
g. merangkumi komitmen untuk memenuhi tanggunjawab sosial PMU;
h. menerang dan merangkumkan komitmen ke arah pengurusan harta intelek;
i. mempertimbangkan keperluan dan jangkaan pihak yang berkepentingan yang relevan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Dasar EOMS
5.2.2 Menyampaikan (communicating) dasar EOMS
Dasar EOMS telah:
a. tersedia dan diselenggara sebagai maklumat didokumentasikan;
b. disampaikan, difahami dan diguna pakai dalam PMU;
c. tersedia untuk pihak berkepentingan yang relevan, mengikut kekesuaian.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Dasar EOMS
PMU-ME Manual EOMS Page 27 of 58
Keluaran 01 Pin.02
5.3
Peranan Organisasi, Tanggungjawab Dan Bidang Kuasa
Pihak pengurusan atasan PMU telah memastikan yang tanggungjawab dan bidang
kuasa terhadap peranan yang relevan ditugaskan, disampaikan dan difahami di dalam
PMU.
Pihak pengurusan atasan PMU telah menugaskan tanggungjawab dan bidang kuasa
bagi:
a. memastikan EOMS akur kepada keperluan standard;
b. memastikan dasar PMU difahami dan dilaksanakan;
c. memastikan proses EOMS menghasilkan output yang dimaksudkan;
d. melaporkan prestasi EOMS dan peluang penambahbaikan (lihat 10.1) kepada pihak
pengurusan atasan PMU (lihat 9.3.2);
e. memastikan promosi berfokuskan pelajar dan benefisiari yang lain ke PMU;
f. memastikan integriti EOMS dikekalkan apabila perubahan terhadap EOMS dirancang
& dilaksanakan;
g. menguruskan komunikasi PMU (lihat 7.4);
h. memastikan semua proses pembelajaran adalah bersepadu (integrated), tanpa
mengambil kira kaedah penyampaian;
i. mengawal maklumat didokumentasikan (lihat 7.5);
j. menguruskan keperluan pelajar berkeperluan khas.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Minit Mesyuarat Pengurusan
Minit Mesyuarat Berkaitan
Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Job Description (JD)
My Portfolio
Carta Organisasi PMU
Surat Perlantikan
Bahan promosi EOMS menerusi pelbagai medium komunikasi
Sebarang sistem dalam talian
SEKSYEN 6 – Perancangan
6.1
Tindakan bagi menyatakan risiko dan peluang
6.1.1 Apabila merancang EOMS, PMU telah mempertimbangkan isu merujuk kepada 4.1
dan keperluan merujuk kepada 4.2 dan 4.4 dan menentukan risiko dan peluang yang
perlu dinyatakan (address) untuk:
a. memberi jaminan EOMS boleh mencapai keputusan yang dimaksudkan;
b. mempertingkatkan kesan yang diingini;
c. mencegah, mengurang (mitigate) atau merendahkan (reduce), kesan yang tidak
diingini;
PMU-ME Manual EOMS Page 28 of 58
Keluaran 01 Pin.02
d. mencapai penambahbaikan berterusan.
6.1.2 PMU telah merancang:
a. tindakan bagi menyatakan risiko dan peluang;
b. Bagaimana untuk:
• mengintegrasi dan melaksanakan tindakan ini ke dalam proses EOMS (lihat klausa 8);
• menilai keberkesanan tindakan ini.
Tindakan yang diambil dalam menyatakan risiko dan peluang adalah sepadan dengan
impak yang berpotensi ke atas keakuran produk dan perkhidmatan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Isu Dalaman / Luaran
Keperluan pihak berkepentingan
Pelan Risiko & Peluang
Pelan Tindakan
Kamus KPI JPPKK
6.2
Objektif PMU dan dan perancangan pencapaiannya
6.2.1 PMU telah mewujudkan objektif pada fungsi, peringkat dan proses yang relevan,
yang diperlukan oleh EOMS.
Objektif PMU adalah:
a. tekal (consistent) dengan dasar PMU;
b. boleh diukur (jika praktikal);
c. mengambil kira keperluan yang berkaitan;
d. relevan dengan keakuran produk dan perkhidmatan serta mempertingkatkan
kepuasan pelajar, staf dan benefisiari yang lain;
e. dipantau secara berterusan;
f. disampaikan / dikomunikasikan;
g. dikemaskini dengan sewajarnya.
PMU telah menyelenggara dan menyimpan maklumat didokumentasikan berkaitan dan
pencapaian objektif tersebut
6.2.2 Apabila merancang bagaimana untuk mencapai objektif EOMS, PMU telah
menentukan dan merangka (outline) di dalam pelan strategi:
a. apa yang perlu dilaksanakan;
b. apa sumber yang diperlukan;
c. siapa yang bertanggungjawab;
d. bila ianya akan siap/lengkap;
e. bagaimana keputusan akan dinilai.
PMU-ME Manual EOMS Page 29 of 58
Keluaran 01 Pin.02
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Pelan Tindakan PMU
Kamus KPI JPPKK
Objektif EOMS
6.3
Perancangan perubahan
Apabila PMU menentukan keperluan perubahan terhadap EOMS (lihat 4.4), perubahan
yang dimaksudkan telah dilaksanakan secara terancang.
PMU telah memberi pertimbangan kepada:
a. matlamat perubahan dan sebarang akibat yang berpotensi;
b. integriti EOMS;
c. ketersediaan (availability) dan kesiapan (readiness) sumber dalaman;
d. pengagihan atau pengagihan semula tanggungjawab dan bidang kuasa;
e. ketersediaan dan kesiapan penyedia luar yang diperlukan untuk melaksanakan
perubahan berkenaan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Minit Mesyuarat Pengurusan
Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Minit Mesyuarat Berkaitan
SEKSYEN 7 – Sokongan
7.1
Sumber
7.1.1 Am
7.1.1.1 PMU telah menentu dan menyediakan sumber yang diperlukan bagi mewujud,
melaksana, menyelenggara dan menambahbaik secara berterusan EOMS, dengan cara
demikian ianya dapat mengekalkan peningkatan (sustainably enhance):
a. penglibatan (engagement) dan kepuasan pelajar menerusi aktiviti yang menambah
baik pembelajaran dan menggalakkan pencapaian hasilan pembelajaran (learning
outcomes);
b. penglibatan (engagement) dan kepuasan staf menerusi aktiviti yang menambah baik
kekompetenan staf untuk memudahkan pembelajaran;
c. kepuasan benefisiari yang lain menerusi aktiviti yang memberi sumbangan kepada
faedah sosial terhadap pembelajaran.
7.1.1.2 PMU telah menentukan dan memantau sumber yang telah disediakan oleh:
a. PMU;
b. Penyedia luar.
PMU telah mengambil kira keperluan pelajar berkeperluan khas dan telah memastikan
kepelbagaian capaian keperluan yang telah dijangka.
PMU-ME Manual EOMS Page 30 of 58
Keluaran 01 Pin.02
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Dokumen Kontrak
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)
Prosedur Proses Pembelajaran dan Pengajaran
Prosedur Perancangan dan Pelaksanaan Latihan Industri
Prosedur Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf
Prosedur Penyelenggaraan Infrastruktur dan Fasiliti
Sebarang sistem dalam talian
7.1.2 Sumber Manusia
7.1.2.1 Sumber manusia telah merangkumi (jika berkenaan):
a. staf yang digajikan oleh PMU;
b. sukarelawan dan pelatih (interns) yang bekerja atau memberi sumbangan kepada
PMU;
c. staf penyedia luar yang bekerja atau memberi sumbangan kepada PMU.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Sistem HRMIS, eSIS
Sebarang sistem dalam talian
7.1.2.2 PMU telah:
a. menentukan dan menyediakan sumber manusia yang diperlukan untuk keberkesanan
pelaksanaan EOMSnya dan untuk operasi dan kawalan prosesnya;
b. menentukan, melaksana dan menyiarkan kriteria pengambilan (recruitment) dan
pemilihan, yang telah tersedia kepada pihak yang berkepentingan yang relevan;
c. mengekalkan maklumat didokumentasikan terhadap proses yang digunakan untuk
pengambilan dan pemilihan, dan menyimpan maklumat didokumentasikan berkaitan
keputusan pengambilan
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Waran Perjawatan
7.1.3 Kemudahan (facilities)
7.1.3.1 Kemudahan telah merangkumi kemudahan berikut yang memenuhi keperluan
pelajar:
a. bangunan dan lapangan/padang;
b. peralatan termasuk perkakasan dan perisian;
c. utiliti.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
KEW.PA
Pelan Bangunan
Pelan Kecemasan
PMU-ME Manual EOMS Page 31 of 58
Keluaran 01 Pin.02
Dasar Keselamatan dan Kesihatan Pekerja
Sebarang sistem dalam talian
Jadual Penyelenggaraan
Prosedur Penyelenggaraan Infrastruktur dan Fasiliti
Prosedur Penyelenggaraan Peralatan Perisian ICT
Penilaian Peralatan Asas/Bengkel/Makmal/Bilik Kuliah/Studio
7.1.3.2 PMU telah:
a. menentukan, menyediakan dan menyelenggara kemudahan yang selamat:
1. yang bersesuaian dengan sumber manusia bagi menyokong pembangunan
kekompetenan pelajar;
2. yang meningkatkan pembangunan kekompetenan pelajar;
b. memastikan dimensi kemudahan adalah mencukupi terhadap keperluan mereka yang
menggunakannya.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur Penyelenggaraan Infrastruktur dan Fasiliti
7.1.3.3 PMU telah mengadakan kemudahan (yang bersesuaian) untuk:
a. pengajaran;
b. pembelajaran kendiri;
c. pelaksanaan (implementing) pengetahuan;
d. rehat dan rekreasi;
e. sara hidup (subsistence).
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Senarai kemudahan dan peralatan
Analisis kajian kemudahan dan perkhidmatan
Penilaian Peralatan Asas/Bengkel/Makmal/Bilik Kuliah/Studio
Pengurusan Sukan dan Kebudayaan
7.1.4 Persekitaran untuk operasi proses pendidikan
PMU telah menentu, menyedia dan mengekalkan persekitaran yang sesuai untuk
menggalakkan kesejahteraan (wellbeing) menyeluruh pihak yang berkepentingan,
dengan mengambil kira:
a. faktor psikososial seperti keperluan kerja (work demands), maksud pekerjaan
(meaning of works), komitmen kepada tempat kerja, imbuhan, kejelasan
peranan, kualiti kepimpinan, sokongan sosial daripada penyelia dan sebagainya.
b. faktor fizikal seperti suhu, haba, kelembapan, cahaya, aliran udara,
kebersihan, kebisingan, termasuklah peralatan dan perabut yang ergonomik.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Job Description (JD)
My portfolio
Dasar Keselamatan dan Kesihatan Pekerja
PMU-ME Manual EOMS Page 32 of 58
Keluaran 01 Pin.02
Pengurusan Psikologi
Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf
7.1.5 Pemantauan dan pengukuran sumber
PMU telah menentu dan menyediakan sumber yang diperlukan untuk memastikan
Keputusan yang sahih (valid) dan boleh dipercayai apabila pemantauan dan pengukuran
digunakan bagi penentusahan keakuran keperluan produk dan perkhidmatan.
PMU telah memastikan sumber yang disediaka:
d) Adalah sesuai untuk jenis pemantauan dan pengukuran aktiviti spesifik yang
dijalankan;
e) Adalah diselenggara bagi memastikan keutuhan (fitness) berterusan
kegunaannya.
PMU telah mengekalkan (retain) maklumat bersesuaian yang didokumenkan sebagai
bukti keutuhan bagi matlamat pemantauan dan pengukuran sumber.
7.1.5.2 Kebolehcarian pengukuran (measurement traceability)
Klausa ini dikecualikan kerana peralatan yang digunakan tidak perlu ditentu ukur.
7.1.6 Pengetahuan PMU (organizational knowledge)
7.1.6.1 Am
PMU telah menentukan pengetahuan yang diperlukan untuk operasi prosesnya dan
untuk mencapai keakuran produk dan perkhidmatan.
Pengetahuan ini telah diselenggara dan tersedia setakat yang perlu.
Apabila menyatakan keperluan perubahan dan arah aliran (trend), PMU telah
menimbangkan pengetahuan organisasi terkini dan menentukan bagaimana untuk
mendapat atau mengakses mana-mana pengetahuan tambahan dan pengetahuan yang
dikemas kini yang perlu ada.
PMU telah menggalakkan pertukaran pengetahuan di antara semua pengajar dan staf,
terutamanya dalam kalangan rakan sejawat.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur pengumpulan “organisational Knowledge” berkaitan tadbir urus lampiran 2
In House Training / Latihan Luaran/ Aktiviti berkaitan
Bahan daripada seminar, bengkel dan simposium
Harta Intelek
Penulisan Ilmiah dan Kreatif
Prosiding Penyelidikan
Laporan SIP/LSI
7.1.6.2 Sumber pembelajaran
PMU-ME Manual EOMS Page 33 of 58
Keluaran 01 Pin.02
PMU telah menyediakan sumber pembelajaran yang bersesuaian, dan telah menjadikan
ianya tersedia di mana dan bila ia diperlukan.
Sumber pembelajaran telah:
a. menggambarkan keperluan pelajar, benefisiari yang lain dan pengajar;
b. dikaji semula secara berkala bagi memastikan ianya adalah terkini;
c. dikatalog dan dirujuk.
PMU telah menghormati keperluan harta intelek dan harus menggalakkan penggunaan
semula sumber.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Pengurusan Pusat Sumber
7.2
Kekompetenan
7.2.1 Am
PMU telah:
a. menentukan kompetensi yang diperlukan oleh sumber manusia (persons) yang
melaksanakan kerja di bawah kawalan mereka, yang memberi kesan kepada prestasi
organisasi;
b. memastikan sumber manusia ini adalah kompeten barasaskan kepada pendidikan,
latihan atau pengalaman yang bersesuaian;
c. mewujud dan melaksanakan kaedah untuk penilaian prestasi staf;
d. di mana berkenaan, ambil tindakan untuk memperolehi kompetensi terkini yang
diperlukan seperti penyediaan latihan, pementoran, penugasan semula sumber manusia
sedia ada, pengambilan bekerja atau kontrak sumber manusia yang kompeten dan
menilai keberkesanan tindakan yang diambil;
e. mengambil tindakan bagi menyokong dan memastikan pembangunan berterusan
kompetensi staf;
f. menyimpan maklumat didokumentasikan yang bersesuaian sebagai bukti
kekompetenan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf
Analisis Keperluan Latihan
Takwim Latihan
Rekod Kehadiran Latihan
Borang Keberkesanan Latihan
www.esis.gov.my
https://eprofiling.ciast.gov.my/
7.2.2 Keperluan tambahan bagi pendidikan berkeperluan khas
PMU telah membekalkan sumber bagi menyokong pengajar dengan:
PMU-ME Manual EOMS Page 34 of 58
Keluaran 01 Pin.02
a. memastikan semua pengajar dan staf yang berhubung dengan pelajar berkeperluan
khas mempunyai latihan khusus (specialized training) yang bersesuaian, yang boleh
meliputi:
1. memenuhi keperluan pembelajaran pelajar yang mempunyai keperluan
berbeza;
2. pengajaran kepelbagaian (differentiated instruction) dan pentaksiran;
3. instructional scaffolding.
b. menyediakan akses kepada rangkaian pakar (specialists).
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Senarai Semak Pelajar Berkeperluan Khas
Prosedur Proses Pembelajaran dan Pengajaran
Prosedur Pengurusan Peperiksaan
Senarai Pakar Rujukan Berkeperluan Khas (Jika Berkenaan)
7.3
Kesedaran
PMU telah memastikan sumber manusia yang relevan yang melaksanakan kerja di
bawah kawalan PMU sedar terhadap:
a. dasar PMU pendidikan dan strategi, dan objektif EOMS yang relevan;
b. sumbangan mereka terhadap keberkesanan EOMS, termasuk kebaikan prestasi
EOMS yang telah ditambahbaik;
c. implikasi terhadap tidak akur kepada keperluan EOMS.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Hebahan poster, laman web dan media sosial
Prosedur Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf
7.4
Komunikasi
7.4.1 Am
PMU telah menentukan komunikasi dalaman dan luaran yang relevan terhadap EOMS,
termasuklah:
a. berkomunikasi tentang apa;
b. bila perlu berkomunikasi;
c. berkomunikasi dengan siapa;
d. bagaimana/cara untuk berkomunikasi;
e. siapa yang berkomunikasi.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Emel Rasmi
Perhimpunan Bulanan
Minit Mesyuarat yang berkaitan
Laman web PMU
Media sosial
Memo dan surat
Sebarang sistem dalam talian
PMU-ME Manual EOMS Page 35 of 58
Keluaran 01 Pin.02
7.4.2 Komunikasi dalaman dan luaran bermatlamat untuk:
a. mencari/mendapatkan pandangan atau kebenaran (consent) pihak yang
berkepentingan yang relevan;
b. menyalurkan kepada pihak yang berkepentingan maklumat yang relevan,
kandungan tepat dan pada masa yang tepat, tekal dengan misi, visi, strategi dan
dasar PMU;
c. bekerjasama dan menyelaras aktiviti dan proses dengan pihak yang
berkepentingan yang relevan di dalam PMU.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Laman Web PMU
Senarai Rakan Strategik
Mesyuarat Penasihat Program
Mesyuarat Penasihat Industri
Perancangan dan Pelaksanaan Aktiviti Kolaborasi
Alumni
7.4.3 Penyusunan komunikasi (communication arrangements)
7.4.3.1 PMU telah menentukan dan melaksanakan penyusunan yang berkesan bagi
komunikasi dengan pelajar dan pihak yang berkepentingan berkaitan dengan:
a. dasar PMU dan pelan strategi;
b. reka bentuk, kandungan dan penyampaian produk dan perkhidmatan
pendidikan;
c. pengendalian pertanyaan, permohonan, kemasukan atau pendaftaran;
d. data prestasi pelajar, termasuklah pentaksiran formatif dan sumatif;
e. maklum balas pelajar dan pihak yang berkepentingan, termasuk aduan pelajar
dan tinjauan kepuasan pelajar/pihak berkepentingan.
PMU telah memaklumkan pelajar mereka dan benefisiari yang lain berkenaan titik
perhubungan (contact point) luaran jika terdapat isu yang tidak dapat diselesaikan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Laman web PMU
Media sosial
Memo dan surat
Prosedur Proses Pembelajaran dan Pengajaran
Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan
Sebarang sistem dalam talian
7.4.3.2 Secara berkala, PMU telah:
a. memantau dan melaksanakan usaha terhadap komunikasinya;
b. menganalisis dan menambah baik pelan komunikasi berdasarkan keputusan
pemantauan.
PMU-ME Manual EOMS Page 36 of 58
Keluaran 01 Pin.02
7.5
Maklumat didokumentasikan
7.5.1 Am
EOMS PMU telah merangkumi:
a. maklumat didokumentasikan, yang diperlukan oleh dokumen ini;
b. maklumat didokumentasikan yang ditentukan oleh PMU sebagai perlu untuk
keberkesanan EOMS.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Manual EOMS
My portfolio
Senarai Dokumen Luaran dan Dalaman
Prosedur Kawalan Maklumat Didokumentasi
eDokumen PMU
Sebarang sistem dalam talian
7.5.2 Mewujudkan dan mengemaskini
Apabila mewujudkan dan mengemaskini maklumat didokumentasikan, PMU telah
memastikan kewajaran (appropriate):
a. identifikasi dan deskripsi (contoh: tajuk, tarikh, penulis,atau nombor rujukan);
b. format (contoh: bahasa, versi perisian, grafik) dan media (contoh: kertas,
elektronik), mengambil kira keperluan capaian mereka/pelajar berkeperluan
khas;
c. disemak dan diluluskan kesesuaian dan kecukupannya.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur Kawalan Maklumat Didokumentasi
7.5.3 Kawalan maklumat didokumentasikan
7.5.3.1 Maklumat didokumentasikan yang diperlukan oleh EOMS dan dokumen ini telah
dikawal bagi memastikan:
a. keberadaanya (available) dan sesuai untuk kegunaan, di mana dan bila ia
dikehendaki;
b. dipelihara secukupnya (contoh: daripada kehilangan kerahsiaannya,
penggunaan yang tidak sesuai, kehilangan integriti atau diubah secara tidak
sengaja).
7.5.3.2 Bagi mengawal maklumat yang didokumenkan, PMU telah menyatakan aktiviti
berikut, jika bekenaan:
a. pengedaran, capaian, pencarian semula dan kegunaan;
b. pelindungan dan keselamatan, termasuk lampau ulang (redundancy)
c. penyimpanan dan pengekalan, termasuklah pemeliharaan kemudahbacaan
(legibility);
d. kawalan perubahan (contoh: kawalan versi);
e. tempoh simpanan dan pelupusan;
PMU-ME Manual EOMS Page 37 of 58
Keluaran 01 Pin.02
f. memastikan kerahsiaan;
g. menghalang daripada penggunaan secara tidak sengaja maklumat
didokumentasikan yang usang (obsolete).
Maklumat didokumentasikan yang berasal dari luar yang ditentukan penting oleh PMU
bagi perancangan dan keberkesanan operasi EOMS telah dikenalpasti sewajarnya dan
dikawal.
Kawalan yang diwujudkan telah diselenggara sebagai maklumat didokumentasikan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur Kawalan Rekod dan Dokumen
Akta Rahsia Rasmi 1972
Akta Arkib Negara 2003
Pekeliling dan Akta yang berkaitan
SEKSYEN 8 – Operasi
8.1
Perancangan Operasi dan Kawalan
8.1.1 Am
PMU telah merancang, melaksana dan mengawal proses (lihat 4.4) yang diperlukan
untuk memenuhi keperluan penyediaan produk dan perkhidmatan, dan untuk
melaksanakan tindakan yang ditentukan pada klausa 6.1, dengan:
a. menentukan keperluan produk dan perkhidmatan pendidikan;
b. mewujudkan kriteria untuk proses;
c. menentukan sumber yang diperlukan untuk mencapai keakuran terhadap
keperluan produk dan perkhidmatan pendidikan;
d. melaksanakan kawalan proses sejajar dengan kriteria;
e. menentu dan menyimpan maklumat didokumentasikan mengikut takat yang
diperlukan:
1. untuk memberi jaminan yang proses dilaksanakan seperti dirancang;
2. untuk menunjukkan keakuran produk dan perkhidmatan pendidikan
terhadap keperluannya.
Output perancangan telah bersesuaian dengan operasi PMU.
PMU telah mengawal perubahan terancang dan mengkaji semula akibat daripada
perubahan yang tidak disengajakan, mengambil tindakan untuk mengurangkan kesan
yang menjejaskan, mengikut keperluan.
PMU telah memastikan proses yang disumber luar (outsourced) dikawal (lihat 8.4).
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Pelan Tindakan PMU
Manual EOMS
My portfolio
Sebarang sistem dalam talian
8.1.2 Perancangan dan kawalan spesifik bagi produk dan perkhidmatan pendidikan
PMU-ME Manual EOMS Page 38 of 58
Keluaran 01 Pin.02
PMU telah merancang reka bentuk, pembangunan dan hasilan (outcomes) yang
djangkakan bagi produk dan perkhidmatan pendidikan, termasuklah:
a. hasilan pembelajaran;
b. memastikan kaedah pengajaran dan persekitaran pembelajaran yang
bersesuaian dan boleh dicapai.
c. Mentakrif kriteria untuk pentaksiran pembelajaran;
d. Melaksanakan pentaksiran pembelajaran;
e. Mentakrif dan melaksanakan kaedah penambahbaikan (improvement
methods)
f. Meyediakan perkhidmatan sokongan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Manual EOMS
SPMP
Panduan Pelaksanaan Program
Prosedur Pengurusan Peperiksaan dan Penilaian
Analisis Hasil Pembelajaran Program Pengajian
My portfolio
Program Pembelajaran Sepanjang Hayat PSH
Sebarang sistem dalam talian
8.1.3 Keperluan tambahan pendidikan berkeperluan khas
PMU telah (harus):
a. Menunjukkan fleksibiliti bagi menyokong proses gandingan pembangunan
pembelajaran pelajar berasaskan kemahiran, kemampuan dan kecenderungan,
termasuklah pendekatan seperti:
1. Adaptive instruction;
2. Accelerated atau enriched content;
3. Membenarkan kemasukan/pendaftaran dua program berbeza atau
organisasi pendidikan berbeza;
4. Pengukuran yang disesuaikan (tailored) secara individu;
5. Penyesuaian kurikulum atau program yang ubah suai (modification)
bagi memadankan profil spesifik pelajar, melebihi atau kurang daripada
gred atau peringkat default subjek atau kursus tertentu;
6. Pengiktirafan kepada pembelajaran dan pengalaman terdahulu;
b. Memudahkan persekitaran kerja berpasukan dengan sumber yang mencukupi
bagi menyokong pelajar individu memenuhi potensi optima mereka;
c. Menyediakan pautan terhadap peluang kerja;
d. Memastikan penyediaan makanan yang sihat dan berkhasiat, jika diperlukan.
PMU-ME Manual EOMS Page 39 of 58
Keluaran 01 Pin.02
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Senarai Semak Pelajar Berkeperluan Khas
8.2
Keperluan produk dan perkhidmatan pendidikan
8.2.1 Menentukan keperluan produk dan perkhidmatan pendidikan.
Apabila menentukan keperluan produk dan perkhidmatan pendidikan untuk ditawarkan
kepada pelajar dan benefisiari yang lain, PMU telah memastikan keperluan produk dan
perkhidmatan pendidikan ditakrifkan, termasuklah:
a. Apa-apa yang dianggap perlu oleh PMU disebabkan oleh dasar dan pelan
strategik Organisasi Pendidikan;
b. Keperluan yang terhasil daripada analisis keperluan (needs analysis) yang
dilaksanakan bagi menentukan keperluan pelajar semasa dan pelajar berpotensi
dan benefisiari yang lain, terutamanya pelajar berkeperluan khas;
c. Keperluan yang terhasil daripada permintaan dan pembangunan
antarabangsa;
d. Keperluan yang terhasil daripada pasaran buruh;
e. Keperluan yang terhasil daripada penyelidikan
f. Keperluan kesihatan dan keselamatan yang terpakai (applicable).
PMU telah memastikan ia boleh memenuhi perakuan/janji (claims) yang telah dibuat
terhadap produk dan perkhidmatan yang ditawarkan
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Perancangan dan Pelaksanaan Aktiviti Kolaborasi
Pelaksanaan Program Sepanjang Hayat PSH
Minit Jawatankuasa Berkaitan
8.2.2 Berkomunikasi tentang keperluan produk dan dan perkhidmatan pendidikan
Bermula dengan, atau sebelum penyampaian produk dan perkhidmatan pendidikan,
PMU telah memaklumkan pelajar dan pihak yang berkepentingan yang relevan, dan di
mana bersesuaian, menyemak kefahaman mereka berkaitan:
a. tujuan, format dan kandungan produk dan perkhidmatan pendidikan yang
disediakan, termasuk instrumen dan kriteria yang akan digunakan bagi tujuan
penilaian;
b. komitmen, tanggungjawab dan jangkaan (expectations) yang
diletakkan/dibebankan kepada pelajar dan benefisiari yang lain;
c. kaedah di mana pembelajaran telah dicapai (achieved) dan ditaksir
(assessed), diiktiraf dan disimpan sebagai maklumat didokumetasikan;
d. kaedah yang akan digunakan jika terdapat ketidakpuasan hati pihak yang
berkepentingan atau tiada persetujuan dalam kalangan pihak yang
berkepentingan dengan EOMS;
PMU-ME Manual EOMS Page 40 of 58
Keluaran 01 Pin.02
e. siapa yang akan menyokong pembelajaran dan penilaian, dan bagaimana ia
akan disokong;
f. kos yang terlibat, seperti yuran pengajian, yuran peperiksaan, dan perolehan
bahan pembelajaran;
g. sebarang keperluan awal, seperti kemahiran yang diperlukan (termasuk
kemahiran ICT), kelayakan dan pengalaman profesional.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Laman web PMU, media sosial
Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan
Prosedur Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Pelaksanaan Program Sepanjang Hayat PSH
8.2.3 Perubahan terhadap keperluan kepada produk dan perkhidmatan pendidikan
PMU telah memastikan apabila maklumat didokumentasikan yang relevan dipinda, pihak
yang berkepentingan yang relevan dimaklumkan akan perubahan keperluan tersebut.
8.3
Reka bentuk dan pembangunan produk dan perkhidmatan
8.3.1 Am
PMU telah mewujudkan, melaksanakan dan mengekalkan proses reka bentuk dan
pembangunan yang bersesuaian bagi memastikan penyediaan produk dan
perkhidmatan berikutnya.
8.3.2 Perancangan reka bentuk dan pembangunan
Dalam menetukan peringkat dan kawalan bagi reka bentuk dan pembangunan, PMU
telah mengambil kira:
a. Keperluan yang ditakrifkan dalam 8.2;
b. sifat, tempoh dan kerumitan aktiviti reka bentuk dan pembangunan;
c. peringkat proses yang diperlukan, termasuk semakan reka bentuk dan
pembangunan yang berkenaan;
d. reka bentuk yang diperlukan dan aktiviti penentusahan (verification) dan
pengesahan (validation);
e. tanggungjawab dan pihak berkuasa (authority) yang terlibat dalam proses reka
bentuk produk dan perkhidmatan pendidikan;
f. sumber dalaman dan luar yang diperlukan untuk reka bentuk dan
pembangunan produk dan perkhidmatan pendidikan;
g. keperluan untuk mengawal antara muka (interfaces) di antara sumber
manusia yang terlibat dalam proses reka bentuk dan pembangunan;
h. keperluan penglibatan pelajar dan benefisiari yang lain dalam proses reka
bentuk dan pembangunan;
i. keperluan penyediaan produk dan perkhidmatan pendidikan seterusnya;
PMU-ME Manual EOMS Page 41 of 58
Keluaran 01 Pin.02
j. tahap kawalan yang dijangka untuk proses reka bentuk dan pembangunan oleh
pelajar, benefisiari yang lain dan pihak berkepentingan yang relevan;
k. maklumat didokumentasikan yang perlu bagi menunjukkan keperluan reka
bentuk dan pembangunan telah dipenuhi;
l. pendekatan berasaskan bukti;
m. tahap di mana pelajar memerlukan laluan pembelajaran individu, berasaskan
kemahiran, minat dan bakat/kecenderungan;
n. keperluan untuk kegunaan semula (reusability), kebolehcapaian
(accessibility), saling boleh tukar (interchangeability), ketahanan (durability) di
dalam course authoring, produksi dan alatan penyampaian.
8.3.3 Input reka bentuk dan pembangunan
PMU telah menentukan keperluan penting bagi jenis produk dan perkhidmatan
pendidikan yang spesifik untuk direka bentuk dan dibangunkan. PMU telah mengambil
kira:
a. keperluan fungsi dan prestasi;
b. maklumat yang diterbitkan daripada aktiviti terdahulu reka bentuk dan
pembangunan yang sama;
c. Standard atau kod amalan yang PMU telah memberi komitmen untuk
dilaksanakan;
d. akibat kegagalan yang berpotensi disebabkan sifat/ciri produk dan
perkhidmatan;
Input telah lengkap, jelas dan mencukupi bagi tujuan reka bentuk dan pembangunan.
Konflik pada reka bentuk dan pembangunan telah diselesaikan.
PMU telah menyimpan maklumat didokumetasikan berkaitan input reka bentuk dan
pembangunan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Pelaksanaan Program Sepanjang Hayat PSH
Garis Panduan COPPA/ COPIA
ETAC
Dokumen akreditasi/badan professional berkaitan kurikulum
Sebarang sistem dalam talian
8.3.4 Kawalan reka bentuk dan pembangunan
8.3.4.1 Am
8.3.4.1.1 PMU telah menggunakan kawalan terhadap proses reka bentuk dan
pembangunan bagi memastikan:
a. keputusan yang hendak dicapai ditakrifkan (defined);
b. semakan dilaksanakan untuk menilai kemampuan keputusan reka bentuk dan
pembangunan memenuhi keperluan;
PMU-ME Manual EOMS Page 42 of 58
Keluaran 01 Pin.02
c. aktiviti penetusahan (verification) dan pengesahan (validation) dijalankan bagi
memastikan produk dan perkhidmatan pendidikan yang dihasilkan memenuhi
keperluan untuk kegunaan yang ditetapkan (specified) atau dimaksudkan
(intended);
d. sebarang tindakan yang perlu telah diambil ke atas masalah yang telah
ditentukan semasa kajian semula, atau aktiviti penetusahan dan pengesahan;
e. pengekalan maklumat yang didokumenkan.
8.3.4.1.2 PMU telah menyimpan maklumat didokumentasikan, mengikut keperluan, ke
atas:
a. keputusan sebarang kajian semula, aktiviti penentusahan dan pengesahan;
b. sebarang keperluan baharu bagi produk dan perkhidmatan pendidikan.
8.3.4.2 Kawalan reka bentuk dan pembangunan pendidikan
Kawalan digunakan ke atas proses reka bentuk dan pembangunan telah memastikan:
a. tujuan dan skop kursus atau program di takrifkan dengan menyasarkan
keperluan pelajar untuk menyambung pengajian atau bekerja;
b. menyatakan keperluan awal (prerequisite), jika ada;
c. ciri-ciri pelajar ditakrifkan;
d. keperluan menyambung pengajian atau bekerja, dimaklumkan;
e. perkhidmatan pendidikan boleh memenuhi keperluan tujuan dan skop, dengan
mengambil kira ciri-ciri pelajar;
f. ciri-ciri profil graduan ditakrifkan.
8.3.4.3 Kawalan reka bentuk dan pembangunan kurikulum
Kawalan yang digunakan ke atas proses reka bentuk dan pembangunan telah
memastikan:
a. hasilan pembelajaran (learning outcomes):
1. tekal dengan skop kursus atau program;
2. diterangkan dari aspek kompetensi yang harus pelajar perolehi
dengan menamatkan kurikulum;
3. merangkumkan suatu petunjuk terhadap peringkat di mana
kompetensi akan tercapai;
4. adalah spesifik, boleh diukur, boleh dicapai, relevan dan mempunyai
batasan masa;
b. Aktiviti pembelajaran:
1. sesuai dengan kaedah penyampaian;
2. sesuai bagi memastikan pencapaian hasilan pembelajaran;
3. adalah spesifik, boleh diukur, boleh dicapai, relevan dan mempunyai
batasan masa;
PMU-ME Manual EOMS Page 43 of 58
Keluaran 01 Pin.02
c. Semua sumber yang diperlukan bagi melengkapkan dengan jayanya aktiviti
pembelajaran, ditakrifkan;
d. Peluang yang mencukupi dimasukkan di dalam reka bentuk pembelajaran:
1. untuk pelajar mengambil peranan yang aktif di dalam mencipta proses
pembelajaran;
2. untuk pentaksiran formatif dan maklum balas.
8.3.4.4 Kawalan reka bentuk pentaksiran sumatif
Kawalan yang digunakan ke atas reka bentuk dan pembangunan pentaksiran sumatif
telah memastikan:
a. Hubung kait yang jelas boleh ditunjukkan di antara reka bentuk pentaksiran
dan hasilan pembelajaran yang hendak ditaksir dan yang mana bersesuaian,
aktiviti pembelajaran yang didasari.
b. Aktiviti dilaksanakan dengan mengambil kira prinsip ketelusan, capaian
(access), menghormati pelajar, saksama, terutamanya yang berhubung dengan
penggredan.
c. Sistem penggredan ditakrifkan dan disahkan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur Pengurusan Peperiksaan
Garis Panduan Moderasi Skrip Jawapan
SPMP
Sebarang sistem dalam talian
8.3.5 Output reka bentuk dan pembangunan
PMU telah memastikan yang output reka bentuk dan pembangunan:
a. memenuhi keperluan input;
b. mencukupi untuk proses seterusnya bagi penyediaan produk dan
perkhidmatan pendidikan;
c. termasuk atau merujuk keperluan pemantauan dan pengukuran yang
berkenaan dan kriteria penerimaan;
d. menetapkan ciri-ciri produk dan perkhidmatan pendidikan yang perlu terhadap
tujuan yang dimaksudkan (intended) dan penyediaan yang selamat dan
bersesuaian;
e. menyimpan maklumat didokumentasikan.
8.3.6 Perubahan reka bentuk dan pembangunan
PMU telah mengenalpasti, menyemak dan mengawal perubahan yang telah dibuat
semasa atau selepas reka bentuk dan pembangunan produk dan perkhidmatan
pendidikan, ke takat yang diperlukan, bagi memastikan tiada impak yang tidak baik ke
atas keakuran terhadap keperluan atau keputusan.
PMU telah menyimpan maklumat didokumentasikan ke atas:
PMU-ME Manual EOMS Page 44 of 58
Keluaran 01 Pin.02
a. perubahan reka bentuk dan pembangunan;
b. hasilan kajian semula;
c. kuasa meminda;
d. tindakan yang telah diambil bagi menghalang impak yang tidak baik.
8.4
Kawalan proses, produk dan perkhidmatan yang disediakan secara luaran
(externally provided)
8.4.1 Am
PMU telah memastikan proses, produk dan perkhidmatan yang disediakan secara luaran
(externally provided) akur kepada keperluan.
PMU telah menentukan kawalan yang akan dikenakan terhadap proses, produk dan
perkhidmatan apabila:
a. produk dan perkhidmatan daripada penyedia luar hendak digabungkan
(incorporation) ke dalam produk dan perkhidmatan PMU;
b. produk dan perkhidmatan disediakan terus kepada pelajar atau benefisiari
yang lain oleh penyedia luar (penyedia luar) bagi pihak PMU;
c. proses atau sebahagian proses disediakan oleh penyedia luar berdasarkan
keputusan PMU.
PMU telah menentukan dan menggunakan kriteria bagi penilaian, pemilihan,
pemantauan prestasi, dan penilaian semula penyedia luar berdasarkan kemampuan
untuk menyediakan proses, produk dan perkhidmatan selaras dengan keperluan.
PMU telah menyimpan maklumat didokumentasikan aktiviti berkenaan dan sebarang
tindakan yang timbul dari penilaian yang dibuat.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur Pengurusan Perolehan Bekalan Perkhidmatan
Sistem ePerolehan
8.4.2 Jenis dan takat kawalan
PMU telah memastikan proses, produk dan perkhidmatan yang disediakan secara luaran
tidak menjejaskan kemampuan PMU untuk secara konsisten menyampaikan produk dan
perkhidmatan yang akur kepada pelajar dan benefisiari yang lain.
PMU telah:
a. memastikan proses yang disediakan kekal dalam kawalan EOMS;
b. mentakrifkan (defined) kedua-dua kawalan iaitu yang dimaksudkan untuk
digunakan ke atas penyedia luar dan dimaksudkan untuk digunakan terhadap
keputusan output;
c. mengambil kira;
1. impak yang berpotensi terhadap proses, produk dan perkhidmatan
dan kemampuan PMU memenuhi kepuasan pelajar atau benefisiari
yang lain;
PMU-ME Manual EOMS Page 45 of 58
Keluaran 01 Pin.02
2. keberkesanan kawalan yang digunakan terhadap penyedia luar;
d. menentukan penentusahan, pengesahan atau aktiviti lain yang perlu untuk
memastikan proses, produk dan perkhidmatan memenuhi keperluan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Dokumen Kontrak Pembekal
Prosedur Pengurusan Perolehan Bekalan Perkhidmatan
Sistem ePerolehan
8.4.3 Maklumat Untuk Pembekal Luar
PMU telah memastikan kecukupan keperluan sebelum berkomunikasi dengan penyedia
luar.
PMU telah berkomunikasi dengan penyedia luar berkaitan keperluan organisasi
terhadap:
a. proses, produk dan perkhidmatan yang akan disediakan;
b. kelulusan
1. produk dan perkhidmatan;
2. kaedah, proses dan peralatan;
3. pelepasan (release) produk dan perkhidmatan;
c. kompetensi, termasuk sebarang kelayakan sumber manusia (persons) yang
diperlukan;
d. interaksi penyedia luar dengan PMU;
e. kawalan dan pemantauan prestasi penyedia luar yang akan digunakan oleh
PMU;
f. aktiviti penentusahan dan pengesahan yang PMU, atau pelajar atau benefisiari
yang lain, berhasrat untuk laksanakan ke atas premis penyedia luar.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur Pengurusan Perolehan Bekalan Perkhidmatan
Sistem ePerolehan
Dokumen Kontrak
8.5
Penyediaan proses dan perkhidmatan
8.5.1 Kawalan penyampaian produksi dan perkhidmatan perkhidmatan
8.5.1.1 Am
PMU telah melaksanakan penyediaan produksi dan perkhidmatan dalam keadaan
terkawal.
Keadaan terkawal telah merangkumi:
a. terdapatnya maklumat didokumentasikan yang mentakrifkan (defines):
1. ciri produk pendidikan yang akan dihasilkan, perkhidmatan pendidikan
yang akan diberikan, atau aktiviti yang akan dilaksanakan;
PMU-ME Manual EOMS Page 46 of 58
Keluaran 01 Pin.02
2. keputusan yang akan dicapai;
b. mempunyai dan menggunakan sumber pemantauan dan pengukuran yang
sesuai;
c. pelaksanaan aktiviti pemantauan dan pengukuran, termasuk pertimbangan
aduan, maklum balas lain dan keputusan pentaksiran formatif pada peringkat
yang bersesuaian untuk menentusahkan yang kriteria bagi kawalan proses atau
output, dan kriteria bagi produk dan perkhidmatan pendidikan, telah dipenuhi;
d. penggunaan infrastruktur dan persekitaran yang sesuai untuk tujuan operasi
proses;
e. pelantikan sumber manusia yang kompeten, termasuk kelayakan yang
diperlukan (lihat 7.2);
f. pengesahan, dan pengesahan semula secara berkala terhadap kemampuan
proses dan perkhidmatan mencapai keputusan yang dirancang, di mana
keputusan output tidak boleh ditentusahkan oleh pemantauan dan pengukuran
seterusnya;
g. pelaksanaan tindakan bagi menghalang kesilapan manusia;
h. pelaksanaan aktiviti pelepasan (release), penyampaian (delivery) dan pasca
penyampaian.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Senarai Dokumen Dalaman dan Luaran
www.esis.gov.my
Sistem SPMP
Sebarang sistem dalam talian
8.5.1.2 Kemasukan pelajar
8.5.1.2.1 maklumat pra kemasukan
PMU telah memastikan sebelum pelajar masuk, mereka disediakan dengan:
a. maklumat yang mencukupi, yang mengambil kira keperluan organsasi dan keperluan
profesional, dan juga komitmen PMU terhadap tanggungjawab sosial;
b. hasilan pembelajaran yang dimaksudkan (intended), perspektif kerjaya dan
pendekatan pendidikan;
c. penyertaan pelajar dan benefisiari dan yang lain, yang bersesuaian, di dalam proses
pendidikan mereka;
d. kriteria kemasukan dan kos produk dan perkhidmatan pendidikan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Laman web PMU
Risalah Kemasukan Pelajar
Promosi Pengambilan Pelajar
Garis Panduan Pengambilan Pelajar edisi terkini
Prosedur Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Sebarang sistem dalam talian
PMU-ME Manual EOMS Page 47 of 58
Keluaran 01 Pin.02
8.5.1.2.2 Syarat kemasukan
PMU telah mewujudkan suatu proses bagi kemasukan pelajar. Sebagai tambahan
kepada keperluan 4.4.1, proses telah:
a. mewujudkan kriteria kemasukan yang akur kepada: 1. keperluan PMU;
2. keperluan badan profesional (jika berkenaan);
3. keperluan berdasarkan kandungan program atau pendekatan pedagogi;
b. memastikan kriteria kemasukan dan proses digunakan secara seragam kepada
semua pelajar;
c. dikekalkan sebagai maklumat didokumentasikan;
d. boleh didapati secara umum (publicly);
e. memastikan kebolehcarian keputusan setiap keputusan;
f. menyimpan maklumat didokumentasikan sebagai bukti keputusan kemasukan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Laman web PMU
Risalah Kemasukan Pelajar
Promosi Pengambilan Pelajar
Garis Panduan Pengambilan Pelajar edisi terkini
Prosedur Pengurusan Pendaftaran Pelajar
Sebarang sistem dalam talian
8.5.1.3 Penyampaian produk dan perkhidmatan pendidikan
PMU telah mewujudkan proses bagi:
a. pengajaran;
b. permudahan (fasilitation) terhadap pengajaran;
c. sokongan pentadbiran terhadap pengajaran
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Semua dokumen sokongan luaran dan dalaman
Sebarang sistem dalam talian
8.5.1.4 Pentaksiran sumatif
PMU telah:
a. memastikan ada kaedah untuk mengesan plagiarisme dan lain-lain salah amal
(malpractice) dan dikomunikasikan kepada pelajar;
b. memastikan kebolehcarian terhadap gred, supaya terdapat perkaitan yang objektif di
antara kerja yang dikemukakan oleh pelajar dan gred yang ditetapkan;
c. menyimpan maklumat pentaksiran didokumentasikan sebagai bukti gred yang
ditetapkan;
d. menjadikan tempoh simpanan maklumat didokumentasikan yang berkenaan tersedia
untuk umum.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
PMU-ME Manual EOMS Page 48 of 58
Keluaran 01 Pin.02
Prosedur Pengurusan Peperiksaan
Garis Panduan Peperiksaan
SPMP
Sebarang sistem dalam talian
8.5.1.5 Pengiktirafan terhadap pembelajaran yang telah ditaksirkan
PMU telah memastikan, selepas pentaksiran sumatif:
a. pelajar dimaklumkan tentang hasilan aktiviti pentaksiran dan gred;
b. pelajar diberi peluang untuk membuat rayuan atau bertanya tentang pembetulan
(rectification) terhadap hasilan aktiviti pentaksiran dan gred;
c. pelajar mempunyai capaian penuh terhadap kerja mereka dan perincian pentaksiran,
begitu juga terhadap peluang untuk maklum balas;
d. bukti terhadap hasilan pentaksiran dikeluarkan kepada pelajar sebagai maklumat
didokumentasikan;
e. sebab terhadap sesuatu keputusan pengredan dan pentaksiran akhir disimpan
sebagai maklumat didokumentasikan;
f. maklumat didokumentasikan disimpan untuk tempoh simpanan yang tertentu;
g. menjadikan tempoh simpanan maklumat didokumentasikan yang berkenaan tersedia
untuk umum.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur Pengurusan Peperiksaan
Garis Panduan Peperiksaan
SPMP
Sebarang sistem dalam talian
8.5.1.6 Keperluan tambahan terhadap pendidikan berkeperluan khas
8.5.1.6.1 Dengan input daripada pelajar dan pihak yang berkepentingan, staf
pengurusan, pengajaran dan sokongan, PMU boleh mengenal pasti langkah untuk
menambahbaik capaian kepada perkhidmatan pendidikan. PMU telah menggunakan
penilaian (judgement) yang munasabah (reasonable) semasa tempoh masa yang
spesifik.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur Pengurusan Peperiksaan
Garis Panduan Peperiksaan
SPMP
Sebarang sistem dalam talian
Senarai Semak Pelajar Berkeperluan Khas
8.5.1.6.2 Berhubung dengan penyampaian pembelajaran, PMU telah (harus):
a. menggunakan strategi differentiated instruction yang menyasarkan pelajar di dalam
bilik kelas;
PMU-ME Manual EOMS Page 49 of 58
Keluaran 01 Pin.02
b. menggunakan pendekatan yang disyorkan (recommended) bagi pelajar berkeperluan
khas untuk menggalakkan pembangunan self-awareness, self-regulation dan
metacognition;
c. mengimbangkan keperluan pelajar, tenaga pengajar, keperluan kursus, konteks
(persekitaran) di dalam kerangka yang lebih besar (contohnya keperluan kurikular, nilai
nasional);
d. pelaksanaan pengurusan secara individu yang fleksibel, jika berkenaan, termasuk: 1.
modifikasi kurikulum;
2. menggalakkan self-directedness dan ketakbersandaran (independence);
3. tutor dan mentorship.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Senarai Semak Pelajar Berkeperluan Khas
8.5.1.6.3 Berhubung dengan pentaksiran pembelajaran, PMU telah (harus):
a. menyediakan peluang yang berbilang dan pelbagai untuk pelajar menunjukkan
kepakaran daripada apa yang telah mereka pelajari;
b. memastikan pengajaran (instruction) menyediakan aktiviti yang mantap (scaffolded
activities) dan pentaksiran membenarkan pelajar membentuk dan menunjukkan apa
yang mereka pelajari;
c. melaksanakan pengukuran individu secara fleksibel, jika berkenaan, termasuklah
kaedah penilaian yang mencukupi.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Senarai Semak Pelajar Berkeperluan Khas
8.5.1.6.4 Individu pelajar yang memerlukan bantuan spesifik terhadap pembelajaran bagi
mencapai hasilan pembelajaran yang dipersetujui, telah disesuaikan (accommodated)
dengan cara keperluan pelajar yang seimbang, integriti terhadap hasilan pembelajaran
dan kapasiti PMU.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Senarai Semak Pelajar Berkeperluan Khas
8.5.2 Pengenalpastian (indentification) dan kebolehcarian (traceability)
PMU telah memastikan pengenalpastian dan kebolehcarian berhubung dengan:
a. perkembangan pelajar sepanjang di PMU;
b. laluan pengajian dan pekerjaan terhadap mereka yang bergraduat atau menamatkan
kursus atau program pengajian, yang mana bersesuaian;
c. output daripada staf berhubung: 1. apa yang telah dilakukan;
2. bila;
3. oleh siapa.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Pengesanan Graduan
Dokumen Alumni
Sebarang sistem dalam talian
PMU-ME Manual EOMS Page 50 of 58
Keluaran 01 Pin.02
8.5.3 Harta milik pihak yang berkepentingan
PMU telah menjaga harta milik pihak yang berkepentingan semasa ia berada di bawah
kawalan PMU atau digunakan oleh PMU. PMU telah mengenalpasti, menentusahkan,
menjaga dan melindungi harta yang disediakan untuk kegunaan atau mendapatkan
keizinan (consent), di mana perlu, jika harta digabungkan (incorporation) ke dalam
produk dan perkhidmatan pendidikan.
Apabila harta milik pihak yang berkepentingan hilang, rosak atau didapati tidak susuai
digunakan, PMU telah melaporkan kepada pihak yang berkepentingan yang relevan dan
mengambil Tindakan pembetulan yang bersesuaian (lihat 8.5.5 dan 10.2) dan
menyimpan maklumat didokumentasikan terhadap apa yang telah berlaku.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Notis Pemberitahuan Hak Cipta MyIPO
Prosedur Pengurusan Kolej Kediaman
Prosedur Pengurusan Penyelidikan, Inovasi dan Komersialan
Data Pelajar
SPMP
Sebarang sistem dalam talian
8.5.4 Pemeliharaan
PMU telah memelihara output semasa penyediaan produk dan perkhidmatan, pada takat
yang diperlukan bagi memastikan keakuran kepada keperluan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur Pengurusan Peperiksaan
Garis Panduan Peperiksaan
Memo Dalaman
Sebarang sistem dalam talian
8.5.5 Penjagaan dan ketelusan terhadap data pelajar
PMU telah mewujudkan suatu kaedah untuk menguruskan (deal) penjagaan dan
ketelusan terhadap data pelajar dan mengekalkannya sebagai maklumat
didokumentasikan. Kaedah tersebut telah menentukan:
a. apa data pelajar yang dikumpul, dan bagaimana dan di mana data tersebut diproses
dan disimpan;
b. siapa yang mempunyai capaian kepada data tersebut;
c. di bawah syarat apakah data pelajar boleh dikongsikan dengan pihak ketiga;
d. berapa lama data di simpan.
PMU hanya boleh mengumpul data dan berkongsi data pelajar dengan keizinan tersurat
(explicit consent).
PMU telah memberi pelajar dan pihak yang berkepentingan capaian data mereka sendiri,
dan membolehkan mereka untuk membetulkan dan mengemaskini data mereka.
PMU-ME Manual EOMS Page 51 of 58
Keluaran 01 Pin.02
PMU telah mengambil semua ukuran/tindakan yang bersesuaian bagi memastikan data
pelajar hanya boleh diakses oleh pihak yang diberi kuasa. Penjagaan secara teknologi
telah disahkan.
PMU telah memberi pelajar dan pihak yang berkepentingan yang lain capaian kepada
data mereka.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur Pendaftaran Pelajar
Prosedur Pengurusan Peperiksaan
Hal Ehwal Pelajar dan Rekod Pelajar
Akta Berkaitan
Akujanji Pelajar
Sebarang sistem dalam talian
8.5.6 Kawalan perubahan di dalam produk dan perkhidmatan Pendidikan
PMU telah mengkaji semula dan mengawal perubahan terhadap penyediaan produk dan
perkhidmatan, pada takat yang diperlukan bagi memastikan keakuran kepada keperluan.
PMU telah menyimpan bukti maklumat didokumentasikan, yang menerangkan
keputusan kajian semula terhadap perubahan, sumber manusia (persons) yang memberi
kuasa kepada perubahan, dan sebarang tindakan yang timbul daripada semakan
8.6
Pelepasan (release) produk dan perkhidmatan
Pelepasan produk dan perkhidmatan kepada pelajar dan benefisiari yang lain telah tidak
diteruskan sehinggan pengaturan (arrangement) yang terancang telah selesai dengan
memuaskan, melainkan ianya diluluskan oleh pihak diberi berkuasa (authority) yang
relevan atau jika berkaitan, pelajar dan benefisiari yang lain.
PMU telah menyimpan maklumat didokumentasikan terhadap pelepasan produk dan
perkhidmatan. Maklumat didokumentasikan telah merangkumi:
a. bukti keakuran terhadap kriteria penerimaan;
b. kebolehcarian terhadap sumber manusia (person) yang diberi kuasa membuat
pelepasan.
Nota Dalam konteks pendidikan, pelepasan produk dan perkhidmatan boleh berlaku
semasa fasa yang berbeza. Contohnya, buku yang digunakan untuk menyokong
perkhidmatan pendidikan boleh diedarkan sebelum penyampaian perkhidmatan; suatu
kelas, pentaksiran atau penggredan boleh diberikan ketika penyampaian perkhidmatan;
pengeluaran semula sijil boleh berlaku dalam tempoh yang lama selepas penyampaian
perkhidmatan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur dan rekod berkaitan
Sebarang sistem dalam talian
8.7
Kawalan output pendidikan yang tidak akur
8.7.1 PMU telah memastikan output yang tidak akur terhadap keperluan dikenalpasti dan
dikawal bagi menghalang penyampaian yang tidak disengajakan.
PMU-ME Manual EOMS Page 52 of 58
Keluaran 01 Pin.02
PMU telah mengambil tindakan yang sewajarnya ke atas ketakakuran dan kesannya
kepada kepatuhan produk dan perkhidmatan pendidikan. Ia telah juga digunakan
terhadap produk dan perkhidmatan pendidikan tidak akur yang dikesan selepas
penghantaran produk, semasa atau selepas penyampaian perkhidmatan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Rekod Kawalan Pelupusan Kertas Soalan yang Tersalah Cetak
Rekod Pelupusan
Akta Arkib Negara (2003)
8.7.2 Organisasi Pendidikan telah menguruskan output tidak akur dengan satu atau lebih
kaedah berikut:
a. pembetulan;
b. pengasingan, pengurungan (containment), pengembalian atau penggantungan
(suspension) terhadap penyediaan produk dan perkhidmatan;
c. memaklumkan pelajar dan benefisiari yang lain;
d. mendapatkan kuasa pelepasan untuk penerimaan di bawah konsesi (consession).
Keakuran kepada keperluan telah ditentusah apabila output ketakakuran diperbetulkan.
8.7.3 Organisasi Pendidikan telah menyimpan maklumat didokumentasikan, yang:
a. memerihalkan penyampaian program;
b. memerihalkan sebarang output ketakakuran;
c. memerihalkan tindakan yang diambil;
d. memerihalkan konsesi yang diperolehi;
e. mengenalpasti pihak diberi kuasa yang membuat keputusan terhadap ketakakuran
berkenaan.
SEKSYEN 9 – Penilaian Prestasi
9.1
Pemantauan, Pengukuran, Analisa Dan Penilaian
9.1.1 Am
PMU telah menentukan:
a. apa yang perlu dipantau dan diukur;
b. kaedah pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian, yang berkenaan, bagi
memastikan hasilan yang sahih;
c. kriteria penerimaan yang akan digunakan;
d. bila pemantauan dan pengukuran telah dibuat;
e. bila keputusan daripada pemantauan dan pengukuran perlu dianalisis dan dinilai.
PMU telah menyimpan maklumat didokumentasikan sebagai bukti pemantauan,
pengukuran, analisis, penilaian dan keputusan proses-proses tersebut.
PMU-ME Manual EOMS Page 53 of 58
Keluaran 01 Pin.02
PMU telah menilai prestasi organisasi dan keberkesanan EOMS.
Modal insan (people) harus diberi peluang untuk mengkaji semula secara kritikal kerja
mereka dalam keadaan reflektif dan membina, sebagai suatu sumbangan kepada
penambahbaikan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
KPI PMU
9.1.2 Kepuasan pelajar, benefisiari yang lain dan staf
9.1.2.1 Pemantauan kepuasan
PMU telah memantau kepuasan pelajar, benefisiari yang lain dan staf, dan juga
persepsi/tanggapan terhadap takat di mana jangkaan keperluan mereka telah dipenuhi.
PMU telah menentukan kaedah untuk mendapatkan, memantau dan mengkaji semula
maklumat ini.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Pemantauan pensyarah dan pelajar
SPMP
Analisis Maklumbalas Pelanggan – Aduan
Sebarang sistem dalam talian
9.1.2.2 Pengendalian aduan dan rayuan
PMU telah mewujudkan dan meyelenggara maklumat didokumentasikan, kaedah
pengendalian aduan dan rayuan, dan telah dimaklumkan kepada pihak berkepentingan
(lihat 10.2).
Kaedah yang dimaksudkan telah merangkumi spesifikasi untuk:
a. mengkomunikasi kaedah tersebut kepada semua pihak yang berkepentingan;
b. penerimaan aduan dan rayuan;
c. penjejakan (tracking) aduan dan rayuan;
d. mengambil maklum (acknowledge) aduan dan rayuan;
e. pelaksanaan pentaksiran pemula (initial assessment) aduan dan rayuan;
f. penyiasatan aduan dan rayuan;
g. membalas (respon) aduan dan rayuan;
h. berkomunikasi tentang keputusan;
i. penutupan aduan dan rayuan.
Kaedah yang dimaksudkan telah memastikan kerahsiaan pengadu dan perayu dan
keobjektifan penyiasat.
PMU telah menyimpan maklumat didokumentasikan sebagai bukti aduan atau rayuan
yang diterima, termasuklah penyelesaiannya.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
PMU-ME Manual EOMS Page 54 of 58
Keluaran 01 Pin.02
Laporan Maklumbalas Pelanggan
Sebarang sistem dalam talian
Analisis Maklumbalas Pelanggan - Aduan
9.1.3 Keperluan pemantauan dan pengukuran yang lain
PMU telah memastikan maklum balas berikut diminta dan disediakan (made available)
sewajarnya kepada pihak yang berkepentingan yang relevan:
a. maklum balas terhadap produk dan perkhidmatan pendidikan;
b. maklum balas terhadap keberkesanan produk dan perkhidmatan dalam mencapai
hasilan pembelajaran yang dipersetujui;
c. maklum balas terhadap pengaruh PMU terhadap komuniti.
PMU telah memantau peringkat maklum balas yang diterima dan mengambil tindakan
bagi meningkatkannya jika tidak mencukupi.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Laporan Maklumbalas Pelanggan
Sebarang sistem dalam talian
9.1.4 Kaedah bagi pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian
9.1.4.1 PMU telah menentukan:
a. kaedah bagi mendapatkan, memantau dan mengkaji semula maklumat terhadap
prestasi;
b. sasaran terhadap preatasi yang akan diukur.
9.1.4.2 PMU telah memastikan yang:
a. pihak yang berkepentingan yang terlibat atau terkesan dengan penilaian, dikenal pasti;
b. sumber manusia yang melaksanakan penilaian adalah kompeten dan objektif.
c. Laporan penilaian adalah telus dan dengan jelas menerangkan produk dan
perkhidmatan pendididkan serta objektif, penemuan, termasuk perspektif, kaedah, dan
rasional yang digunakan untuk menterjemah penemuan.
d. Konteks (contoh seperti persekitaran pembelajaran) di mana perkhidmatan pendidikan
disediakan, diperiksa dengan terperinci bagi membolehkan pengaruh ke atas
perkhidmatan pendidikan dikenal pasti.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Pelan Tindakan PMU
KPI PMU Sebarang sistem dalam talian
9.1.5 Analisis dan penilaian
PMU-ME Manual EOMS Page 55 of 58
Keluaran 01 Pin.02
PMU telah menganalisis dan menilai data dan maklumat bersesuaian, yang berbangkit
daripada pemantauan dan pengukuran.
Keputusan analisis telah digunakan untuk menilai:
a. keakuran produk dan perkhidmatan;
b. takat kepuasan benefisiari;
c. takat kepuasan staf;
d. prestasi dan keberkesanan EOMS;
e. sama ada perancangan telah berjaya dilaksanakan dengan berkesan;
f. keberkesanan tindakan yang diambil bagi menyatakan risiko dan peluang;
g. prestasi penyedia luar;
h. keperluan penambahbaikan terhadap EOMS.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Semua rekod analisis merujuk kepada perkara di atas Sebarang sistem dalam talian
9.2
Audit Dalaman
9.2.1 PMU telah mengendalikan audit dalaman secara berkala bagi menyediakan
maklumat sama ada EOMS:
a. akur kepada:
1. keperluan PMU terhadap EOMS;
2. keperluan dokumen ini;
b. telah dilaksana dan diselenggara secara berkesan.
9.2.2 PMU telah:
a. merancang, mewujud, melaksana dan menyelenggara program audit termasuk,
kekerapan, kaedah, tanggungjawab, keperluan perancangan dan pelaporan, di mana
telah objektif EOMS, mempertimbangkan kepentingan proses yang terlibat, maklum
balas daripada pihak yang berkepentingan yang relevan, dan keputusan audit
sebelumnya;
b. mentakrif kriteria audit dan skop setiap audit;
c. memilih juruaudit dan mengendalikan audit bagi memastikan keobjektifan dan
kesaksamaan proses audit;
d. memastikan keputusan audit dilaporkan kepada pihak pengurusan yang berkenaan;
e. mengenal pasti peluang penambahbaikan;
f. membuat pembetulan dan tindakan pembetulan yang sepatutnya tanpa lengah;
g. menyimpan (retain) maklumat didokumentasikan sebagai bukti perancangan dan
pelaksanaan program audit dan keputusan audit.
Juruaudit tidak boleh mengaudit kerja mereka sendiri.
PMU-ME Manual EOMS Page 56 of 58
Keluaran 01 Pin.02
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur Pengendalian Audit Dalaman
9.3
Kajian Semula Pengurusan
9.3.1 Am
Pengurusan atasan telah mengkaji semula EOMS PMU dan strategi, secara berkala,
sekurang-kurangnya sekali setahun, bagi memastikan kesesuaian, dan mengemas kini
sewajarnya bagi memastikan kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan yang
berterusan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Kajian Semula Pengurusan
9.3.2 Input kajian semula
Kajian semula pengurusan telah termasuk pertimbangan terhadap:
a. status tindakan daripada kajian semula pengurusan sebelumnya;
b. perubahan terhadap isu luaran dan dalaman yang relevan terhadap EOMS;
c. maklumat prestasi dan keberkesanan EOMS, termasuk arah aliran (trend) dalam:
1. kepuasan pelajar dan benefisiari yang lain dan maklum balas daripada pihak
berkepentingan yang relevan;
2. takat di mana kualiti objektif dipenuhi;
3. prestasi proses dan keakuran produk dan perkhidmatan;
4. ketakakuran dan tindakan pembetulan;
5. keputusan pemantauan dan pengukuran;
6. keputusan audit;
7. prestasi penyedia luar;
8. hasilan pentaksiran formatif dan sumatif;
d. kecukupan sumber;
e. keberkesanan tindakan bagi menyatakan risiko dan peluang (lihat 6.1);
f. peluang untuk penambahbaikan.
g. Maklum balas staf berkaitan aktiviti bagi meningkatkan kekompetenan mereka.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Kajian Semula Pengurusan
Minit Semula Kajian Semula Pengurusan
Catatan Perbincangan Kajian Semula Pengurusan
9.3.3 Output kajian semula pengurusan
Output kajian semula pengurusan telah merangkumi tindakan berkaitan:
PMU-ME Manual EOMS Page 57 of 58
Keluaran 01 Pin.02
a. peluang penambahbaikan berterusan;
b. sebarang perubahan terhadap EOMS;
c. keperluan sumber.
PMU telah menyimpan maklumat didokumentasikan sebagai bukti kepada keputusan
kajian semula pengurusan.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Kajian Semula Pengurusan
SEKSYEN 10 – Penambahbaikan
10.1
Penambahbaikan
10.1 Ketakakuran dan tindakan pembetulan
10.1.1 Apabila ketakakuran berlaku, PMU telah:
a. bertindak terhadap ketakakuran, yang berkenaan (as applicable):
1. mengambil tindakan untuk mengawal dan membuat pembetulan;
2. uruskan (deal) akibatnya;
b. menilai keperluan untuk tindakan bagi menghapuskan punca-punca ketakakuran
dalam memastikan ianya tidak berulang dan berlaku di tempat lain, dengan:
1. mengkaji semula dan menganalisis ketakakuran;
2. menentukan punca-punca ketakakuran;
3. menetukan sama ada ketakakuran yang sama wujud, atau berpotensi untuk berlaku;
c. melaksanakan tindakan yang diperlukan;
d. mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil;
e. mengemaskini risiko dan peluang yang ditentukan semasa perancangan, jika perlu;
f. membuat perubahan terhadap EOMS, jika perlu.
Tindakan pembetulan telah bersesuaian dengan kesan ketakakuran yang dihadapi.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Prosedur Tindakan Pembetulan
10.1.2 PMU telah menyimpan maklumat yang didokumenkan sebagai bukti:
a. ciri atau sifat ketakakuran dan tindakan berikutan yang telah diambil;
b. keputusan sebarang tindakan pembetulan.
10.2
Penambahbaikan berterusan
PMU telah secara berterusan, menambah baik kesesuaian, kecukupan dan
keberkesanan EOMS degan megambil kira penyelidikan dan amalan baik yang relevan.
PMU-ME Manual EOMS Page 58 of 58
Keluaran 01 Pin.02
PMU telah mempertimbangkan keputusan daripada analisis dan penilaian, dan output
daripada kajian semula pengurusan, untuk menentukan jika terdapat keperluan atau
peluang yang perlu dinyatakan sebagai sebahagian daripada penambahbaikan
berterusan
10.3
Peluang penambahbaikan
PMU telah menentukan dan memilih peluang untuk penambahbaikan dan melaksanakan
tindakan yang diperlukan untuk memenuhi keperluan kepuasan pelajar dan benefisiari
yang lain dan mempertingkatkan kepuasan pelajar, benefisiari yang lain, staf dan pihak
yang berkepentingan yang lain, termasuk penyedia luar.
Ia telah merangkumi:
a. menambahbaik produk dan perkhidmatan bagi memenuhi keperluan dan menyatakan
keperluan akan datang dan jangkaan pelanggan;
b. membetulkan, menghalang atau mengurangkan kesan yang tidak diingini;
c. menambahbaik prestasi dan keberkesanan EOMS.
Maklumat didokumentasikan yang berkaitan: -
Penambahbaikan Kualiti Berterusan CQI
LAMPIRAN 1
Senarai jadual pihak berkepentingan: Kehendak dan jangkaan
BIL
PIHAK
BERKEPENTINGAN
KEHENDAK
JANGKAAN
SEKSYEN UNDANG-
UNDANG/PERATURAN
TERLIBAT
1
Kementerian
Pendidikan Tinggi
▪ Perintah Am
▪ Arahan
Pembendaharaan
▪ Pekeliling-pekeliling
Kemajuan
Perkhidmatan
Awam
▪ Pekeliling-pekeliling
/ Surat-surat
▪ Pekeliling
Perbendaharaan
▪ Mematuhi peraturan-
peraturan yang
ditetapkan
▪ Akta institusi -institusi
pelajaran 1976
Pelajar
▪ Perkhidmatan
pendidikan
▪ Memenuhi keperluan
pendidikan yang
telah ditetapkan
▪ Akta institusi -institusi
pelajaran 1976
(Tatatertib) Akta 174
2
Staf
▪ Pengurusan dan
sokongan staf
▪ Memenuhi keperluan
yang telah
ditetapkan
▪ Perintah-perintah Am
▪ Akta Rahsia Rasmi
▪ Akta Keselamatan &
Kesihatan Pekerjaan
1994 (Akta 514) dan
Peraturan- peraturan di
bawahnya.
▪ Garis panduan
▪ Manual
3
JPPKK
▪ Perintah Am
▪ Arahan
Pembendaharaan
▪ Pekeliling-pekeliling
Kemajuan
Perkhidmatan
Awam
▪ Pekeliling-pekeliling
/ Surat-surat
▪ Pekeliling
Perbendaharaan
▪ Mematuhi peraturan-
peraturan yang
ditetapkan
▪ Akta institusi -institusi
pelajaran 1976
▪ Perintah Am
▪ Arahan
Pembendaharaan
▪ Pekeliling-pekeliling
Kemajuan
Perkhidmatan Awam
▪ Pekeliling-pekeliling /
Surat-surat
▪ Pekeliling
Perbendaharaan
▪ Surat arahan
▪ Garis panduan
4
Ibu bapa/penjaga
▪ Pengurusan dan
sokongan pelajar
▪ Mendapat
Kerjasama dalam
aktiviti pengurusan
dan sokongan
pelajar
▪ Akta institusi -institusi
pelajaran 1976
(Tatatertib) Akta 174
5
Agensi Kelayakan
Malaysia (MQA)
▪ Akreditasi program
▪ Memenuhi keperluan
yang telah
ditetapkan
▪ Code of Practice for
Programme
Accreditation (COPPA)
BIL
PIHAK
BERKEPENTINGAN
KEHENDAK
JANGKAAN
SEKSYEN UNDANG-
UNDANG/PERATURAN
TERLIBAT
▪ Pekeliling MQA
▪ Dokumen standard
▪ Standard program
▪ Garis Panduan Amalan
Baik
▪ Advisory note
6
Board of Engineering
Malaysia (BEM)
▪ Akreditasi program
▪ Memenuhi keperluan
yang telah
ditetapkan
▪ Manual ETAC
7
Jabatan Akauntan
Negara
▪ Perintah Am
▪ Arahan
Pembendaharaan
▪ Pekeliling-pekeliling
Kemajuan
Perkhidmatan
Awam
▪ Pekeliling-pekeliling
/ Surat-surat
▪ Pekeliling
Perbendaharaan
▪ Mematuhi peraturan-
peraturan yang
ditetapkan
▪ Arahan
Perbendaharaan
▪ Akta Tatacara
Kewangan 1957
▪ Pekeliling
Perbendaharaan
8
Jabatan Bomba dan
penyelamat
▪ Pengurusan
bencana kebakaran
▪ Mendapat kerjasama
dalam aktiviti
berkaitan
pengurusan bencana
kebakaran
▪ Akta 341 Akta
Perkhidmatan Bomba
1988
9
Hospital Mukah
▪ Perkhidmatan
rujukan pesakit
▪ Pengurusan pesakit
dan penyakit
berjangkit
▪ Merawat pesakit
yang dirujuk
▪ Akta Pencegahan dan
Pengawalan Penyakit
Berjangkit 1988 (Akta
342)
▪ Akta Keselamatan &
Kesihatan Pekerjaan
1994 (Akta 514) dan
Peraturan- peraturan di
bawahnya.
10
SIRIM QAS
▪ Pengurusan
standard EOMS
▪ Memenuhi keperluan
yang telah
ditetapkan
▪ ISO 21001:2018
Standard EOMS
11
Jabatan Kerja Raya
(JKR)
▪ Pembangunan dan
infrastuktur
▪ Membantu dalam
menaik taraf
pembangunan dan
infrastruktur
▪ Akta Jalan, Parit Dan
Bangunan 1974
12
Majlis Daerah Dalat
dan Mukah
▪ Pengurusan
Pembangunan dan
aktiviti dalam
komuniti
▪ Membantu dalam
Pembangunan dan
aktiviti bersama
komuniti
▪ Akta Kerajaan
Tempatan 1976 (Akta
1971)
BIL
PIHAK
BERKEPENTINGAN
KEHENDAK
JANGKAAN
SEKSYEN UNDANG-
UNDANG/PERATURAN
TERLIBAT
▪ Akta Jalan, Parit Dan
Bangunan 1974
13
Syarikat kontrak
Kebersihan
▪ Pembekalan
khidmat kebersihan
▪ Mendapat
Kerjasama dalam
proses pembekalan
perkhidmatan
kebersihan
▪ Akta Tatacara
Kewangan 1957
▪ Dokumen kontrak
14
Syarikat Kontrak
keselamatan
▪ Pembekalan
khidmat
keselamatan
▪ Mendapat
Kerjasama dalam
proses pembekalan
perkhidmatan
keselamatan
▪ Akta Tatacara
Kewangan 1957
▪ Dokumen kontrak
15
Rakan kolaborasi
▪ Pengurusan aktiviti
memenuhi KPI
▪ Mendapat
Kerjasama
melaksanakan
aktiviti yang
diperlukan
▪ Garis panduan
berkaitan
16
Persatuan Alumni
▪ Pengurusan alumni
▪ Mendapat kerjasama
menjalankan aktiviti
bersama alumni
▪ Akta Pertubuhan 1966
(Revised 2021)
17
Syarikat media cetak
dan elektronik
▪ Pembekalan bahan
berita untuk media
▪ Mendapat hebahan
dalam media cetak
dan elektronik
▪ Akta Komunikasi Dan
Multimedia 1998
LAMPIRAN 2
Prosedur pengumpulan bahan berkaitan “organisational knowledge”
Perkara
7.1.6.1
PMU akan menentukan “organisational knowledge” yang diperlukan untuk operasi
prosesnya dan untuk mencapai keakuran produk dan perkhidmatan.
PMU menyelenggara “organisational knowledge” dan tersedia setakat yang perlu.
“Organisational knowledge” melibatkan pengetahuan/ilmu yang spesifik pada organisasi.
Ia lazimnya diperolehi menerusi pengalaman, pembelajaran daripada kegagalan dan
kejayaan sesuatu projek, pembelajaran (capturing) dan perkongsian pengetahuan/ilmu dan
pengalaman yang tidak didokumenkan, keputusan penambahbaikan proses, produk dan
perkhidmatan.
Bahan “organisational knowledge” yang akan dikumpulkan adalah khusus berkaitan
dengan tadbir urus merangkumi:
▪ Maklumat spesifik organisasi
▪ Projek pembangunan yang dilaksanakan
▪ Pengurusan bencana/keselamatan/Kesihatan
Semua bahan Rujuk carta alir proses kerja pengumpulan “Organisational Knowledge”
Bahan “organisational knowledge” yang melibatkan harta intelek, academia, persidangan,
perkongsian pengetahuan, bengkel, kursus dan aktiviti pelajar diuruskan oleh unit seperti
berikut:
1. Bengkel/latihan staf: Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan (ULPLP)
2. Akademia/persidangan/harta intelek: Unit Penyelidikan, Inovasi dan Komersialan
(UPIK)/Unit Pusat Sumber (UPS)
3. Bengkel/kursus pelajar: Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar (JHEPP)
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENGUMPULAN ORGANISATIONAL KNOWLEDGE
TANGGUNGJAWAB
PROSES KERJA
KUJQ/PQ
KUJQ/PQ
Pengarh/WP
KUJQ/PQ
KJ/KU/Peg
terlibat
KUJQ/PQ
KJ/KU/Peg
terlibat
Membuat hebahan pengumpulan bahan
berkaitan “organisational knowledge”
kepada jabatan/unit
Menerima bahan “organisational
knowledge” dari jabatan/unit berkaitan
dengan tadbir urus sama ada dalam
bentuk fizikal atau bahan digital.
Kenalpasti bahan “organisational
knowledge” yang berkaitan dengan tadbir
urus sahaja merangkumi:
▪ Maklumat spesifik organisasi
▪ Projek pembangunan
▪ Pengurusan
bencana/keselamatan/kesihatan
Menerima bahan “organisational
knowledge” yang telah disahkan oleh
pihak pengurusan.
Membuat pembetulan/menjilid bahan
mengikut keperluan
Memastikan bahan yang diterima dalam
bentuk yang mudah disimpan sama ada
dalam bentuk fizikal (telah disusun dan
dijilid) atau bahan digital.
Bahan ‘organisational knowledge” yang
telah dikenalpasti dipanjangkan ke Unit
Pusat Sumber untuk dikumpulkan dalam
“repository of knowledge”
Y
a
Tida
k
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Membangunkan Koleksi Perpustakaan
iii) Menerima Bahan Rujukan Koleksi Tadbir Urus
TANGGUNGJAWAB
PROSES KERJA
PS
PPS
PPS
PPS
PS
PPS
Mula
Bahan rujukan diterima
Semak bahan rujukan sama
ada sama atau tidak dengan
memo yang diterima.
Memeriksan keadaan fizikal
bahan rujukan.
Merekodkan maklumat bahan
rujukan yang diterima pada
buku rekod.
Cap Pemilikan Perpustakaan
dan Untuk Rujukan Sahaja
pada bahan rujukan.
Mencatatkan nombor
perolehan pada muka surat
judul bahan rujukan.
Menyediakan katalog
Pemakluman kepada pihak
yang berkepentingan dan
diletakan di rak.
Ya
Ya
MULA
SAMA
ROSAK
TAMAT
Tidak
Tidak
Hantar untuk
dibaiki
LAMPIRAN 3
PETUNJUK PRESTASI
(Tertakluk kepada pindaan semasa)
BIL
PETUNJUK PRESTASI
1
Mencapai sasaran 95% kebolehpasaran graduan politeknik.
2
Mencapai sasaran 8% graduan yang menceburi bidang keusahawanan atau bekerja sendiri.
3
Mencapai sasaran 12 bilangan program pembangunan pelajar berciri holistic.
4
Mencapai sasaran 4 bilangan pelajar yang berjaya ke peringkat kebangsaan atau
antarabangsa.
5
Mencapai sasaran 1 bilangan pengiktirafan daripada badan/agensi di peringkat kebangsaan
atau antarabangsa.
6
Mencapai sasaran 3 bilangan program ke arah kelestarian tadbir urus jabatan atau institusi.
7
Mencapai sasaran 86% skor kualiti data POLYCC.
8
Mencapai sasaran 110 bilangan hebahan program atau aktiviti jabatan dan institusi di media
sosial pada tahun semasa.
9
Mencapai sasaran 50% skor prestasi pencapaian Industry Education Centre (IEC).
10
Mencapai sasaran 85% pelajar lepasan SPM atau setaraf mendaftar di politeknik
berdasarkan norma.
11
Mencapai sasaran 99% prestasi perbelanjaan mengurus (B64).
12
Mencapai sasaran 95% prestasi pengurusan pembayaran bil dan tuntutan dalam tempoh
tujuh (7) hari selepas dokumen lengkap diterima
13
Mencapai sasaran 45% pensyarah bagi kursus teras bidang di institusi yang memiliki
kemahiran industri pada tahun semasa.
14
Mencapai sasaran 6 bilangan bahan digital Pembelajaran dan Pengajaran (PdP) yang
dihasilkan oleh politeknik.
15
Mencapai sasaran 4 bilangan industri yang bekerjasama dengan institusi bagi menghasilkan
kolaborasi berimpak tinggi.
16
Mencapai sasaran 26 bilangan penerbitan penyelidikan oleh warga politeknik pada tahun
semasa.
17
Mencapai sekurang-kurangnya 2 bilangan produk inovasi yang diaplikasikan
18
Mencapai sasaran 750 bilangan penyertaan program Pembelajaran Sepanjang Hayat pada
tahun semasa.