POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-PE-PPP-01
PERANCANGAN AKTIVITI POLITEKNIK
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
PENYELARAS
PENGURUSAN TAKWIM
TIMBALAN PENGARAH
(AKADEMIK)
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-PE-PPP-01
Tajuk Dokumen
Perancangan Aktiviti Politeknik
Bil.
Keluaran
No.
Pindaan
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
1
01
02
Mengeluarkan pengisian bagi semester di dalam
Borang Pemantauan Pelaksanaan Dan
Keberkesanan Aktiviti Tahunan Politeknik Mukah
Sarawak
13.02.2024
2
01
02
OBJEKTIF
i. Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik
Mukah dapat disediakan dan diedarkan
satu (1) minggu sebelum tahun
berikutnya.
13.02.2024
PMU-PE-PPP-01 Perancangan Aktiviti Politeknik Page 3 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
1.0
OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk membuat perancangan aktiviti Pemberian Perkhidmatan
Pendidikan (PPP) bagi memastikan :
i. Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Mukah dapat disediakan dan diedarkan satu (1)
minggu sebelum tahun berikutnya.
ii. Takwim Pembelajaran dan Pengajaran (PdP) Politeknik Mukah dapat disediakan dan
diedarkan sebelum sesi pengajian berikutnya bermula.
iii. Pelaksanaan Aktiviti Tahunan mestilah dilaksanakan sekurang-kurangnya 80%
daripada jumlah keseluruhan aktiviti yang dirancang.
2.0
SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh pengurusan Politeknik Mukah dalam menetapkan pelan tindakan
yang meliputi aktiviti PdP dan lain-lain aktiviti untuk dilaksanakan pada tahun berikutnya.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual EOMS: Rujuk Klausa Berkaitan
3.2
Standard ISO 21001: 2018
3.3
Takwim Aktiviti Tahunan JPPKK
3.4
Visi dan Misi Politeknik KPT
3.5
Perancangan Strategik JPPKK
3.6
Pelan Induk KPT
3.7
Keputusan Dasar KPT yang berkaitan
4.0
DEFINISI
Pelan
tindakan
Proses tindakan untuk melaksanakan sesuatu perancangan bagi mencapai
objektif, misi dan visi.
Takwim
Aktiviti
Tahunan
Politeknik
Mukah
Jadual tarikh-tarikh aktiviti penting sepanjang tahun bagi Politeknik Mukah
yang digunapakai sebagai panduan melaksanakan semua aktiviti.
Takwim PdP
Jadual tarikh-tarikh aktiviti PdP sepanjang sesi pengajian yang digunapakai
PMU-PE-PPP-01 Perancangan Aktiviti Politeknik Page 4 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
Politeknik
Mukah.
sebagai panduan melaksanakan semua aktiviti.
Penyelaras
Takwim
Pegawai yang dilantik oleh Pengarah untuk menyelaras aktiviti penyediaan
Takwim Aktiviti Tahunan dan Takwim PdP Politeknik Mukah.
5.0
PROSEDUR KERJA
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
5.1 Perancangan Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Mukah
Pengarah
7.4.1 Komunikasi secara
Am
7.5.2 Mewujudkan dan
mengemaskini
7.5.3 Kawalan Maklumat
didokumentasikan
8.1.1 Perancangan
operasi dan kawalan
secara Am
8.1.2 Perancangan dan
kawalan spesifik bagi
produk dan
perkhidmatan
Pendidikan
8.5.1 Kawalan
Penyampaian produk
dan perkhidmatan
1. Menerima keputusan dasar dari JPPKK, KPT berkaitan
dengan dasar, fokus, hala tuju, kepentingan dan
keutamaan untuk dilaksanakan di Politeknik.
2. Mengeluarkan memo kepada Ketua Jabatan dan Ketua
Unit sebulan sebelum tahun berikutnya untuk merangka
dan membuat perancangan aktiviti.
Ketua
Jabatan /
Ketua Unit
3. Merangka aktiviti jabatan/ unit pada tahun berikutnya
yang merangkumi:
a. Latihan/ Bengkel
b. Latihan Industri
c. Peperiksaan
d. Hal Ehwal Pelajar
e. Aktiviti jabatan/ unit
f. Pelaksanaan EOMS
4. Menyediakan draf aktiviti peringkat jabatan/ unit.
5. Menyerahkan draf aktiviti jabatan/ unit kepada
Penyelaras Takwim selewat-lewatnya pada minggu
pertama bulan Disember.
Penyelaras
Takwim
6. Menyemak semula perkara 3.
7. Menyerahkan Takwim Aktiviti Tahunan PMU kepada
Pengarah untuk kelulusan.
Pengarah
8. Meneliti Takwim Aktiviti Tahunan PMU untuk
memastikan ianya selaras dengan Kalendar Akademik.
9. Memastikan Penyelaras Takwim membuat pindaan
sekiranya perlu.
PMU-PE-PPP-01 Perancangan Aktiviti Politeknik Page 5 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
10. Meluluskan dan menandatangani Takwim Aktiviti
Tahunan PMU setelah bersetuju dan mengarahkan
Penyelaras Takwim untuk menguruskan percetakan.
Penyelaras
Takwim
11. Mendokumenkan dan mencetak Takwim Aktiviti
Tahunan PMU.
12. Mengedar Takwim Aktiviti Tahunan PMU kepada
semua Ketua Jabatan/ Ketua Unit serta mendapatkan
Pengesahan Penerimaan (Lampiran 1) seminggu
sebelum tahun berikutnya.
13. Memastikan Takwim Aktiviti Tahunan PMU dimuatnaik
ke dalam Sistem i-FRP PMU.
Ketua
Jabatan/
Ketua Unit
14. Memantau dan mengkaji keberkesanan semua aktiviti
yang dilaksanakan oleh jabatan/ unit setiap tahun
berdasarkan Takwim Aktiviti Tahunan PMU.
15. Melaporkan pelaksanaan dan keberkesanan aktiviti
yang dilaksanakan oleh jabatan/ unit berdasarkan
Takwim Aktiviti Tahunan PMU, kepada Penyelaras
Takwim pada setiap tahun dengan menggunakan
Borang Pemantauan Pelaksanaan Aktiviti Tahunan
PMU (Lampiran 2).
Penyelaras
Takwim
16. Mengumpul pelaporan pelaksanaan dan keberkesanan
aktiviti oleh jabatan/ unit berdasarkan Takwim Aktiviti
Tahunan PMU dan menyerahkannya kepada Pengarah.
5.2 Perancangan Takwim PdP Politeknik Mukah
Pengarah
7.4.1 Komunikasi secara
Am
7.5.2 Mewujudkan dan
mengemaskini
7.5.3 Kawalan Maklumat
didokumentasikan
8.1.1 Perancangan
operasi dan kawalan
secara Am
8.1.2 Perancangan dan
kawalan spesifik bagi
17. Menerima keputusan dasar dari JPPKK, KPT berkaitan
dengan dasar, fokus, hala tuju, kepentingan dan
keutamaan untuk dilaksanakan di Politeknik.
18. Mengeluarkan memo sebulan sebelum sesi pengajian
bermula kepada Ketua Jabatan dan Ketua Unit untuk
merangka dan membuat perancangan program PdP
untuk semester berikutnya.
PMU-PE-PPP-01 Perancangan Aktiviti Politeknik Page 6 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
produk dan
perkhidmatan
Pendidikan
8.5.1 Kawalan
Penyampaian produk
dan perkhidmatan
Ketua
Jabatan /
Ketua Unit
19. Merangka program PdP jabatan/ unit pada semester
berikutnya yang merangkumi:
a. Kurikulum
b. Ko-kurikulum
c. Latihan Industri
d. Peperiksaan
e. Hal Ehwal Pelajar
f. Aktiviti PdP jabatan/ unit
g. Pelaksanaan Sistem Kualiti
20. Menyediakan draf aktiviti PdP peringkat jabatan/ unit.
21. Menyerahkan draf aktiviti PdP peringkat Jabatan/ Unit
kepada Penyelaras Takwim selewat-lewatnya pada tiga
(3) minggu sebelum minggu pendaftaran pelajar
baharu.
Penyelaras
Takwim
22. Menyemak semula perkara 3.
23. Menyerahkan Takwim PdP PMU kepada Pengarah
untuk kelulusan.
Pengarah
24. Meneliti Takwim PdP PMU untuk memastikan ianya
selaras dengan Kalendar Akademik.
25. Memastikan Penyelaras Takwim membuat pindaan
sekiranya perlu.
26. Meluluskan dan menandatangani Takwim PdP PMU.
Penyelaras
Takwim
27. Mendokumenkan dan mencetak Takwim PdP PMU.
28. Mengedar Takwim PdP PMU kepada Ketua Jabatan/
Ketua Unit sebelum sesi pengajian bermula.
29. Memastikan Takwim PdP PMU dimuat naik ke dalam
sistem i-FRP PMU.
PMU-PE-PPP-01 Perancangan Aktiviti Politeknik Page 7 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
6.0
REKOD KUALITI
Bil.
Jenis Rekod
Tempoh
Simpanan
Lokasi
Lampiran
1
Takwim Aktiviti Tahunan PMU
2 Tahun
War Room
2
Takwim PdP
1 Tahun
War Room
3
Pengesahan Penerimaan Takwim
Aktiviti Tahunan
1 Tahun
War Room
1
4
Pemantauan Pelaksanaan dan
Keberkesanan Aktiviti Tahunan
PMU
1 Tahun
War Room
2
PMU-PE-PPP-01 Perancangan Aktiviti Politeknik Page 8 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENYEDIAAN TAKWIM AKTIVITI
Pengarah
Pengarah
KJ/
KU
KJ/
KU
Penyelaras
Takwim
Pengarah
Pengarah
Penyelaras Takwim
Penyelaras Takwim
KJ/ KU
KJ/ KU
Penyelaras Takwim
Menerima keputusan dasar dari JPPKK
Mengeluarkan memo kepada KJ/ KU untuk merangka
Program dan aktiviti Jabatan/ Unit untuk tahun
berikutnya.
Merangka program dan aktiviti Jabatan/ Unit.
Menyediakan
dan menyerahkan draf program dan
aktiviti peringkat Jabatan/ Unit kepada Penyelaras
Takwim selewat
-
lewatnya minggu pertama bulan
Disember.
Menyediakan dan menyerahkan Takwim Aktiviti
Tahunan Politeknik kepada Pengarah untuk
kelulusan.
Meneliti Takwim Ak
tiviti Tahunan PMU untuk
memastikan ianya selaras dengan Kalendar Akademik.
Memastikan Penyelaras Takwim membuat pindaan
sekiranya perlu.
Meluluskan dan menandatangani takwim Politeknik
Mukah.
Mendokumen, mencetak dan mengedarkan Takwim
Aktiviti
Tahunan PMU kepada KJ/ KU serta mendapat
pengesahan penerimaan seminggu sebelum tahun
berikutnya.
Memuatnaik
Takwim Aktiviti Tahunan
PMU ke dalam sistem i
-
FRP PMU.
Memantau dan mengkaji keberkesanan aktiviti yang
dilaksanakan oleh Jaba
tan/ Unit.
Melaporkan pelaksanaan dan keberkesanan aktiviti
Jabatan/ Unit berdasarkan Takwim Aktiviti Tahunan
kepada Penyelaras Takwim pada
setiap hujung tahun
dengan menggunakan Borang
(Lampiran 2)
Mengumpul pelaporan oleh Jabatan/
Unit dan
menyerahkannya kepada Pengarah.
TIDAK
KELULUSAN
YA
PMU-PE-PPP-01 Perancangan Aktiviti Politeknik Page 9 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: PENYEDIAAN TAKWIM PdP
Pengarah
Pengarah
KJ/ KU
KJ/ KU
Penyelaras Takwim
Pengarah
Pengarah
Penyelaras Takwim
Penyelaras Takwim
Menerima keputusan dasar dari JPPKK
Mengeluarkan memo kepada Ketua Jabatan dan
Ketua Unit untuk merangka dan membuat
perancangan program PdP untuk semester
berikutnya.
Merangka program PdP Jabatan/ Unit.
Menyediakan dan menyerahkan draf aktiviti PdP
peringkat Jabatan/ Unit kepada Penyelaras
Takwim.
Menyediakan dan menyerahkan Takwim PdP
Politeknik kepada Pengarah untuk kelulusan.
Meneliti Takwim PdP PMU untuk memastikan
ianya selaras dengan Kalendar Akademik.
Memastikan Penyelaras Takwim membuat
pindaan sekiranya perlu.
Meluluskan dan menandatangani takwim PdP
Politeknik Mukah.
Mendokumen, mencetak dan mengedarkan
Takwim PdP PMU kepada KJ/ KU sebelum sesi
pengajian bermula
Memuatnaik Takwim Aktiviti Tahunan dan
Takwim PdP PMU ke dalam sistem i-FRP PMU.
Mula
Tamat
KELULUSAN
TIDAK
YA
PENGESAHAN PENERIMAAN
TAKWIM AKTIVITI TAHUNAN POLITEKNIK
BIL.
NAMA DAN JAWATAN
TANDATANGAN
PPP-01(1) Kel. 01 Pin. 02
PEMANTAUAN PELAKSANAAN DAN KEBERKESANAN AKTIVITI TAHUNAN POLITEKNIK MUKAH SARAWAK
TAHUN: _____________
JABATAN/ UNIT: ___________________________
BIL.
AKTIVITI
TARIKH
RANCANG
TARIKH LAKSANA
STATUS*
ULASAN
KEBERKESANAN
CATATAN/
ALASAN
1
2
3
4
*Status: Laksana/ Tidak Laksana
Bukti: Laporan/ Memo/ Kertas Kerja/ Gambar/ Brochure/ Pamplet dsb (rujuk jabatan/ unit/ pegawai terlibat)
Gunakan Lampiran jika ruang tidak mencukupi
Jumlah Aktiviti Dirancang : ________________
Jumlah Aktiviti Dilaksanakan : ________________
Peratus Pelaksanaan : ____________________%
Disediakan Oleh: ............................. Disahkan oleh : ..................................................
Tarikh: Tarikh
PPP-01(2) Kel. 01 Pin. 02
