​
POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-PE-PS-04
PENGURUSAN PEROLEHAN BEKALAN /
PERKHIDMATAN
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
KETUA UNIT KHIDMAT
PENGURUSAN
TIMBALAN PENGARAH
(SOKONGAN AKADEMIK)
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-PE-PS-04
Tajuk Dokumen
Pengurusan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan
Bil.
No. Pindaan
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
1.
02
6.0 REKOD EOMS
3. Fail Kontrak Pusat ditukar kepada Fail
Pusat/Tender/Sebutharga
13.02.2024
2.
02
6.0 REKOD EOMS
3. Tempoh Simpanan dari 5 tahun kepada Mengikut
Arahan Pekeliling Perbendaharaan
13.02.2024
3.
02
6.0 REKOD EOMS
1. Tempoh Simpanan dari Mengikut Arahan
Pekeliling Perkhidmatan ditukarkan kepada Mengikut
Arahan Pekeliling Perbendaharaan
13.02.2024
4.
02
6.0 REKOD EOMS
1. Tempoh Simpanan dari Mengikut Arahan
Pekeliling Perkhidmatan ditukarkan kepada Mengikut
Arahan Pekeliling Perbendaharaan
13.02.2024
PMU-PE-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan Page 3 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
1.0
OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memastikan semua urusan perolehan/ pembelian barangan dan
perkhidmatan dilakukan secara terbaik dan paling menguntungkan (best value for money) serta
memenuhi kehendak organisasi.
2.0
SKOP
Prosedur ini digunakan untuk perolehan/ pembelian barangan (bekalan) dan perkhidmatan yang
berkaitan dengan pelaksanaan program di Politeknik Mukah.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual EOMS: Rujuk Klausa Berkaitan
3.2
Standard ISO 21001: 2018
3.3
Arahan Perbendaharaan
3.4
Manual ePerolehan (Kaedah Perolehan Secara Elektronik) Merujuk pada Lampiran 1
pada PK 5.1. (Tertakluk kepada perubahan pekeliling dari semasa ke semasa)
4.0
DEFINISI
Sistem
ePerolehan
ePerolehan merupakan sistem perolehan elektronik yang membolehkan
pembekal menawarkan produk dan perkhidmatan kepada Kerajaan melalui
Internet.
Pembekal
Individu/ syarikat yang membekalkan barang-barang yang dipesan.
Bekalan
Perolehan bekalan merangkumi barangan yang dibekalkan bagi
menjalankan sesuatu program, aktiviti atau projek.
Perkhidmatan
Perolehan Perkhidmatan adalah ditafsirkan sebagai khidmat tenaga manusia
atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek
tertentu.
Token
Sijil digital eperolehan ini bertindak sebagai tanda tangan digital untuk
melakukan pengesahan dokumen di atas talian.
Sebutharga
Sebut harga merupakan kaedah untuk melaksanakan sesuatu perolehan
yang melibatkan jumlah had nilai melebihi RM50,000 hingga RM500,000
setahun di kalangan pembekal yang berdaftar dalam kod bidang berkaitan.
Tender
Tender merupakan kaedah untuk melaksanakan sesuatu perolehan yang
melibatkan jumlah had nilai melebihi RM500,000 setahun di kalangan
pembekal yang berdaftar dalam kod bidang berkaitan.
5.0
PROSEDUR KERJA
PMU-PE-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan Page 4 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
5.1 Perolehan Secara Elektronik untuk Bekalan dan Perkhidmatan
TANGGUNGJAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
Senarai Peranan
Pengguna dalam
Sistem ePerolehan
(Pengurusan Profil)
yang memerlukan
Token
7.4.3 Penyusunan
Komunikasi
8.1 Perancangan
operasi dan kawalan
8.1.1 Am
1. Agensi hendaklah merujuk pada PK 5.1
Perolehan Secara Elektronik melibatkan Senarai
Peranan Pengguna yang memerlukan token
dalam sistem eP (Pengurusan Profil) merujuk
pada Lampiran 1 pada PK 5.1.
(Tertakluk kepada perubahan pekeliling dari
semasa ke semasa)
2. Agensi haruslah menyenaraikan Senarai Peranan
Yang memerlukan Token mengikut Gred/
Jawatan dan fungsi merujuk kepada kepada PK
5.1.
(Tertakluk kepada perubahan pekeliling dari
semasa ke semasa)
Senarai Peranan
Pengguna dalam
Sistem eP
(Pengurusan Profil)
yang tidak
memerlukan Token
7.4.3 Penyusunan
Komunikasi
3. Agensi hendaklah merujuk pada PK 5.1
Perolehan Secara Elektronik melibatkan Senarai
Peranan Pengguna yang tidak memerlukan token
dalam sistem eP (Pengurusan Profil) merujuk
pada Lampiran 1 pada PK 5.1.
(Tertakluk kepada perubahan pekeliling dari
semasa ke semasa)
4. Agensi menyenaraikan peranan sebagai
Setiausaha dimana fungsi dan Gred/ Jawatan
merujuk kepada PK 5.1 Perolehan Secara
Elektronik melibatkan Senarai Peranan
Pengguna yang tidak memerlukan token dalam
sistem eP (Pengurusan Profil) (Tertakluk kepada
perubahan pekeliling dari semasa ke semasa)
Pentadbir Kementerian
7.5.2 Mewujudkan
dan mengemaskini
5. Mencipta dan Menyelenggara Profil pengguna
Kumpulan PTJ.
6. Menyelenggara maklumat Kumpulan PTJ.
7. Menyelenggara kumpulan Pelulus PTJ.
8. Menyelenggara senarai PTJ yang bertransaksi
dalam eP.
PMU-PE-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan Page 5 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
9. Penugasan semula.
10. Menetapkan anggaran peruntukan penggunaan
eP.
11. Merujuk pada Lampiran 1 pada PK 5.1. (Tertakluk
kepada perubahan pekeliling dari semasa ke
semasa)
Urusetia
7.5 Maklumat
Didokumentasikan
7.5.2 Mewujudkan
dan mengemaskini
12. Menyediakan dokumen Sebut Harga/ Tender.
(merujuk pada sistem ePerolehan)
13. Menyediakan cadangan penubuhan dan keahlian
Jawatankuasa (merujuk pada sistem ePerolehan)
14. Menyediakan kriteria pemilihan pembekal (kod
bidang/ lokaliti dan sebagainya) (merujuk pada
sistem ePerolehan)
15. Menguruskan semua urusan sebut harga/ tender
dari mula sehingga proses sebut harga/ tender
selesai (merujuk pada sistem ePerolehan dan jika
berkaitan)
16. Membuat pendaftaran kehadiran pembekal untuk
taklimat/ lawatan tapak (merujuk pada sistem
ePerolehan dan jika berkaitan)
Urusetia Perolehan
7.4.3 Penyusunan
Komunikasi
17. Mengisi butiran Perolehan secara Sebut harga/
Tender pada Maklumat Umum (Contoh dari
sistem ePerolehan seperti pada Lampiran 1).
18. Mengisi butiran Perolehan secara Sebut harga/
Tender pada Kriteria Kelayakan Pembekal.
(Contoh dari sistem ePerolehan seperti pada
Lampiran 2).
19. Mengisi Perlantikan Jawatankuasa/
Jawatankuasa Spesifikasi
(Contoh dari sistem ePerolehan seperti pada
Lampiran 3).
20. Diserahkan kepada Pelulus Pelantikan
Jawatankuasa untuk kelulusan Pelantikan
Jawatankuasa Spesifikasi.
(Contoh dari sistem ePerolehan seperti pada
Lampiran 4).
PMU-PE-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan Page 6 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
Pelulus Perlantikan
Jawatankuasa
8.1 Perancangan
operasi dan kawalan
8.1.1 Am
8.4 kawalan proses,
produk dan
perkhidmatan
21. Meluluskan perlantikan Jawatankuasa
Spesifikasi dan diserahkan kepada
Jawatankuasa Spesifikasi untuk penyediaan
Spesifikasi
(Contoh dari sistem ePerolehan seperti pada
Lampiran 5).
Setiausaha
Jawatankuasa
Spesifikasi
7.5.3 Kawalan
maklumat
didokumentasikan
22. Mengunci masuk spesifikasi yang dipersetujui
oleh Jawatankuasa Spesifikasi (Contoh dari
sistem ePerolehan seperti pada Lampiran 6).
23. Menyediakan senarai semak pematuhan.
24. Mengunci masuk kriteria penilaian dan skema
pemarkahan untuk teknikal dan kewangan.
25. Menyediakan minit mesyuarat (secara manual).
26. Menyerahkan kepada Pengerusi dan Ahli-ahli
Jawatankuasa Spesifikasi.
Ahli
8.4 Kawalan proses,
produk dan
perkhidmatan yang
disediakan secara
luaran (externally
provided)
8.4.1 Am
27. Ahli mengesahkan Spesifikasi yang telah dikunci
masuk oleh Setiausaha Spesifikasi.
Pengerusi
8.4 Kawalan proses,
produk dan
perkhidmatan yang
disediakan secara
luaran (externally
provided)
8.4.1 Am
28. Memperakukan spesifikasi teknikal dan
kewangan serta kriteria penilaian selepas semua
ahli membuat semakan dan pengesahan.
Urusetia
7.5 Maklumat
Didokumentasikan
29. Urusetia mengunci masuk Jawatankuasa
Pembuka.
30. Urusetia mengunci masuk Jawatankuasa
Penilaian Teknikal.
PMU-PE-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan Page 7 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
8.4 Kawalan proses,
produk dan
perkhidmatan yang
disediakan secara
luaran (externally
provided)
8.4.1 Am
31. Urusetia mengunci masuk Jawatankuasa
Penilaian Kewangan.
32. Urusetia mengunci masuk Setiausaha Lembaga
Perolehan Persekutuan Sarawak (Tertakluk
kepada perubahan pekeliling dari semasa ke
semasa).
Pelulus Jawatankuasa
7.4.3 Penyusunan
Komunikasi
33. Meluluskan penciptaan Sebut Harga/ Tender
34. Meluluskan dan meminda pembentukan
Jawatankuasa di dalam Sebut Harga/ Tender
Urusetia
8.4 kawalan
proses, produk
dan perkhidmatan
35. Perincian Pengiklanan merujuk kepada tempoh
pengiklanan (Sistem ePerolehan)
Pengerusi
Jawatankuasa Sebut
harga A/B
36. Memuktamadkan Pemilihan Akhir Pembekal.
Setiausaha
Jawatankuasa
Sebutharga A/B
7.5 Maklumat
Didokumentasikan
37. Mengunci masuk pemilihan pembekal yang telah
dimuktamadkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga
A/B.
38. Menyediakan minit mesyuarat (secara manual)
untuk dimuatnaik ke sistem ePerolehan setelah
Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga A/ B
memuktamadkan Pemilihan Akhir Pembekal.
PMU-PE-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan Page 8 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
6.0
REKOD EOMS
Bil.
Jenis Rekod
Tempoh Simpanan
Lokasi
Lampiran
1.
Waran Peruntukan
Mengikut Arahan
Perbendaharaan
Bilik Fail di
Pejabat
Pentadbiran
2.
Pesanan Kerajaan
Mengikut Arahan
Perbendaharaan
Unit Kewangan
3.
Fail Kontrak
Pusat/Tender/Sebutharga
Mengikut Arahan
Perbendaharaan
Unit Kewangan
PMU-PE-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan Page 9 of 9
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA:
MULA
Kenalpasti peranan pengguna dalam Sistem E-Perolehan
yang memerlukan token atau tidak ,memerlukan token.
Pentadbir mencipta, menyelenggara profil pengguna,
menyelenggara kumpulan pelulus
Urusetia perolehan menyediakan dokumen sebut
harga/tender beserta cadangan keahlian jawatankuasa.
Pelulus meluluskan – maklumat umum perlantikan keahlian
jawatankuasa .
Setiausaha jawatankuasa – menyerahkan spesifikasi yang
dikunci masuk untuk pengesahan dari Pengerusi dan juga
ahli.
Urusetia perolehan – Mengunci masuk Jawatankuasa
Spesifikasi, Jawatankuasa Teknikal Dan Kewangan
Pelulus Jawatankuasa – Meluluskan penciptaan sebut
harga/tender, meminda pembentukan jawatankuasa.
Urusetia perolehan – perincian pengiklanan berkenaan
dengan sebutharga/tender.
Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga A/B – bersidang untuk
memuktamadkan pemilihan akhir pembekal bagi
bekalan/perkhidmatan.
Setiausaha Jawatankuasa Sebutharga A/B – mengunci
masuk pembekal yang dimuktamadkan oleh Jawatankuasa
Sebutharga A/B. Menyediakan minit mesyuarat(manual)
untuk dimuatnaik ke dalam sistem e-Perolehan untuk
pengeluaran SST/pembekalan bekalan/perkhidmatan.
YA
TIDAK
K
YA
TIDAK
K