POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-PE-PS-09
PENGURUSAN REKOD KUALITI
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
PEGAWAI KUALITI
TIMBALAN PENGARAH
(AKADEMIK)
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-PE-PS-09
Tajuk Dokumen
Pengurusan Rekod Kualiti
Bil.
Keluaran
No.
Pindaan
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
1
01
02
Menggugurkan ayat:
Memastikan rekod-rekod yang diterima diambil
tindakan segera atau dalam tempoh seminggu.
13.02.2024
2
01
02
Menggugurkan ayat:
Memaklumkan cara pengurusan rekod EOMS
kepada pegawai yang diberi kuasa berpandukan
Senarai Induk Rekod EOMS Jabatan/ Unit.
13.02.2024
3
01
02
Menambahbaik ayat:
Membuat salinan pendua bagi rekod EOMS jika
perlu
13.02.2024
4
01
02
Menggugurkan tandatangan saksi pada senarai
pelupusan rekod EOMS
13.02.2024
PMU-PE-PS-09 Pengurusan Rekod Kualiti Page 3 of 12
Keluaran 01 Pin. 02
1.0
OBJEKTIF
Prosedur ini menggariskan panduan bagi melaksanakan pengurusan semua rekod kualiti yang
dikawal secara sistematik dan berkesan. Di antara objektifnya :
a. Menyediakan Senarai Induk Rekod EOMS (SIRE) yang terkini dan menyeluruh bagi
semua fail yang didaftarkan untuk tujuan kemudahkesanan.
b. Menyediakan kaedah yang sistematik dalam pengurusan i-Fail Rekod Pensyarah (i-FRP)
supaya dapat dirancang, dilaksana dan dikawal dengan lebih berkesan.
2.0
SKOP
Prosedur ini digunakan di dalam proses pengenalpastian, pengumpulan, pengindeksan,
pemfailan, penyimpanan, penyenggaraan, dan pelupusan rekod EOMS seperti yang
disenaraikan di dalam dokumen EOMS.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual EOMS: Rujuk Klausa Berkaitan
3.2
Standard ISO 21001: 2018
4.0
DEFINISI
KJ
Ketua Jabatan. Pegawai yang dilantik untuk mengetuai jabatan akademik
dan sokongan
KU
Ketua Unit. Pegawai yang dilantik untuk mengetuai sesuatu unit
PQJ
Penyelaras Kualiti Jabatan
KPro/ KK
Ketua Program/ Ketua Kursus. Pegawai yang dilantik untuk mengetuai
sesuatu program atau unit
PQ
Pegawai Kualiti
i-FRP
i-Fail Rekod Pensyarah
PP
Pemegang Prosedur
Pegawai
yang
diberikuasa
Pegawai yang diamanahkan untuk:
a. merekod dan memfailkan rekod-rekod EOMS;
b. menyimpan rekod-rekod EOMS dengan cara yang sesuai;
mengawal rekod-rekod EOMS.
Rekod EOMS
Rekod EOMS adalah hasil daripada aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan.
Ia diwujudkan/ disenggara untuk dijadikan bukti kepada pematuhan
pelaksanaan Sistem Pengurusan EOMS.
Keadaan
Luar jangka
Peristiwa-peristiwa yang tidak dirancang seperti kemalangan, bencana alam,
sakit dan seumpamanya.
PMU-PE-PS-09 Pengurusan Rekod Kualiti Page 4 of 12
Keluaran 01 Pin. 02
5.0
PROSEDUR KERJA
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
EOMS
TINDAKAN
5.1 Pengurusan Rekod Am
5.1.1 Penyediaan Senarai Induk Rekod EOMS
PP
7.5.2 Mewujud dan
mengemaskini
1. Menyediakan Senarai Induk Rekod EOMS (SIRE)
(Lampiran 1).
2. Meneliti rekod yang disenaraikan pada perkara 6.0 di setiap
prosedur dokumen EOMS untuk didaftarkan.
3. Mendaftarkan rekod-rekod EOMS di dalam SIRE yang
melibatkan Jabatan/ Unit masing-masing.
4. Menghantar satu salinan SIRE Jabatan/ Unit yang lengkap
kepada Pegawai Kualiti.
PQ
5. Meneliti SIRE tersebut untuk memastikan ia lengkap,
sistematik dan mempunyai keseragaman.
6. Memulangkan SIRE untuk pindaan jika didapati tidak
lengkap.
PP
7. Meminda SIRE Jabatan/ Unit mengikut cadangan dan
menyerahkan satu salinan kepada Pegawai Kualiti.
PQ
8. Memfailkan semua SIRE Jabatan/ Unit.
Pegawai
yang diberi
kuasa
7.5.2 Mewujudkan
dan mengemaskini
7.5.3.1 Maklumat
didokumentasi di
kawal
7.5.3.2 Aktiviti
mengawal maklumat
didokumentasi
9. Mengendalikan dan memfailkan rekod EOMS dengan cara
memberikan tajuk, tarikh, atau nombor rujukan fail rekod
EOMS berkenaan yang diterima daripada PP.
10. Membuat salinan pendua bagi rekod EOMS jika perlu.
11. Melupuskan rekod EOMS yang tamat tempoh sebagaimana
yang terdapat dalam Senarai Induk Rekod EOMS.
12. Menyerahkan Senarai Pelupusan Rekod EOMS (SPRE)
kepada PQ (Lampiran 2).
5.2 Pengurusan Rekod Khas
5.2.1 Pengurusan i-Fail Rekod Pensyarah (i-FRP)
PMU-PE-PS-09 Pengurusan Rekod Kualiti Page 5 of 12
Keluaran 01 Pin. 02
PQ
7.4 Komunikasi
dalaman dan luaran
7.5.2 Mewujud dan
mengemaskini
7.5.3.1 Maklumat
didokumentasi di
kawal
i. Penyediaan dan Pembukaan i-FRP
13. Memaklumkan kaedah penyediaan i-FRP melalui sesi
taklimat atau bengkel kepada pensyarah di jabatan masing-
masing.
Pensyarah
14. Mengemaskini i-FRP dengan menyediakan Rancangan
Mengajar Semester (RMS) dan mendaftar pelajar mengikut
pensyarah dalam modul i-FRP di SPMP.
PQ
15. Mengeluarkan arahan melalui emel atau sebarang medium
komunikasi untuk membuat pengesahan RMS.
TPA/ KJ/
KPro/ KK
16. Mengesahkan RMS dalam tempoh yang ditetapkan.
KJ/ KPro/ KK
17. Mendapatkan Senarai Semak dan Pengesahan Rancangan
Mengajar Semester (RMS) melalui modul i-FRP .
ii. Penyerahan Tugas
a. Keadaan Yang Dijangka
TPA/ KJ/
KPro/ KK
7.4 Komunikasi
dalaman dan luaran
7.5.2 Mewujud dan
mengemaskini
18. Mengarahkan pensyarah yang menyerahkan tugas untuk
mengemaskini semua rekod EOMS.
Pensyarah
yang
menyerahka
n tugas
19. Mengemaskini i-FRP dalam modul i-FRP di SPMP.
Pensyarah
yang
mengambil
alih tugas
20. Menerima ambil alih kelas melalui modul i-Exam di SPMP.
Pensyarah
yang
menyerahka
n tugas
7.4 Komunikasi
dalaman dan luaran
7.5.2 Mewujud dan
mengemaskini
b. Keadaan Luar jangka
21. Memaklumkan kepada Ketua Jabatan tentang penyerahan
tugas disebabkan keadaan luar jangka.
KJ
22. Mengarahkan pensyarah supaya mengambil alih kursus.
Pensyarah
yang
23. Menerima ambil alih kelas melalui modul i-Exam di SPMP.
PMU-PE-PS-09 Pengurusan Rekod Kualiti Page 6 of 12
Keluaran 01 Pin. 02
mengambilali
h tugas
iii. Penyimpanan dan Penutupan i-FRP
KJ/ KPro/ KK
7.5.3 Kawalan
maklumat
didokumentasi
24. Memastikan Pemantauan Semakan Pertama dan Semakan
Ke-2 telah dilaksanakan melalui modul i-FRP.
KJ/ KPro/
KK/ PQJ
25. Mengawal semua rekod EOMS sehingga tamat tempoh
penyimpanan.
5.3 Pengurusan Rekod EOMS
Pegawai
yang diberi
kuasa
7.5.3 Kawalan
maklumat
didokumentasi
i. Penyediaan Rekod EOMS
26. Mewujudkan sekurang-kurangnya pendua untuk semua
rekod EOMS.
27. Memberi tajuk atau nombor rujukan fail mengikut SIRE.
28. Memberi tajuk atau nombor rujukan yang sama kepada
‘back-up’.
ii. Pelupusan Rekod EOMS
Pegawai
yang diberi
kuasa
7.5.3
Kawalan maklumat
didokumentasi
29. Melupuskan data yang disimpan dengan merincih atau
memadam dokumen tersebut.
6.0
REKOD EOMS
Bil.
Jenis Rekod
Tempoh
Simpanan
Lokasi
Lampiran
1.
Senarai Induk Rekod EOMS
Sehingga
terdapat pindaan
baharu
Bilik
Kualiti/Jabatan/
Unit
1
2.
Senarai Pelupusan Rekod EOMS
1 Tahun
Bilik
kualiti/Jabatan/
Unit
2
PMU-PE-PS-09 Pengurusan Rekod Kualiti Page 7 of 12
Keluaran 01 Pin. 02
Ada
Tiada
Pindaan
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Penyediaan Senarai Induk Rekod EOMS
Tanggungjawab
Tindakan
PP
● Sedia Senarai Induk Rekod EOMS (SIRE)
● Teliti dan daftarkan rekod di dalam SIRE
● Hantar salinan kepada PQ
PQ
● Teliti SIRE
● Pulangkan SIRE untuk pindaan jika tidak
lengkap
PP
● Pinda semula SIRE
● Serah kepada PQ
PQ
● Fail semua SIRE Jabatan/ Unit
PP
● Maklumkan cara pengurusan rekod EOMS
kepada pegawai yang diberi kuasa
berpandukan SIRE Jabatan/ Unit
Pegawai yang diberi kuasa
● Kendali dan failkan rekod EOMS dengan
cara memberikan nombor rujukan fail
rekod EOMS
● Buat salinan bagi rekod EOMS
● Lupus rekod EOMS yang tamat tempoh
● Serahkan Senarai Pelupusan Rekod
EOMS (SPRE) kepada PQ
MULA
TAMAT
PMU-PE-PS-09 Pengurusan Rekod Kualiti Page 8 of 12
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Pengurusan i-Fail Rekod Pensyarah (i-FRP)
Tanggungjawab
PQ
Pensyarah
PQ
TPA/KJ/Kpro/KK
KJ/Kpro/KK
Tindakan
Memaklumkan kaedah penyediaan
iFRP melalui sesi taklimat atau
bengkel
Mengemaskini i-FRP dan
menyediakan Rancangan Mengajar
Semester (RMS)
Mengeluarkan arahan melalui emel
atau sebarang medium komunikasi
untuk membuat pengesahan RMS
Mengesahkan RMS
Mendapatkan Senarai Semak Dan
Pengesahan Rancangan Mengajar
Semester (RMS)
PMU-PE-PS-09 Pengurusan Rekod Kualiti Page 9 of 12
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Proses Penyerahan Tugas (Keadaan Yang Dijangka)
Tanggungjawab
Ketua Jabatan
Pensyarah yang menyerahkan
tugas
Pensyarah yang mengambil alih
tugas
Tindakan
Arahkan pensyarah yang
menyerahkan tugas untuk
mengemaskini semua rekod
kualiti .
Kemaskini FRP dalam modul
i-FRP.
Terima ambilalih kelas melalui
modul iExam
MULA
TAMAT
PMU-PE-PS-09 Pengurusan Rekod Kualiti Page 10 of 12
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Proses Penyerahan Tugas (Keadaan Luarjangka)
Tanggungjawab
Pensyarah yang menyerahkan tugas
Ketua Jabatan
Pensyarah yang mengambil alih
tugas
Tindakan
Maklumkan kepada KJ
tentang penyerahan tugas
disebabkan keadaan luar
jangka.
Arahkan pensyarah supaya
mengambilalih kursus
Terima ambilalih kelas melalui
modul iExam
MULA
TAMAT
PMU-PE-PS-09 Pengurusan Rekod Kualiti Page 11 of 12
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Proses Penyimpanan Dan Penutupan Fail Rekod Pensyarah
Tanggungjawab
Ketua Jabatan/ Ketua
Program / Ketua Kursus
Ketua Jabatan/ Ketua
Program / Ketua Kursus/
PQJ
Tindakan
Pastikan Pemantauan Semakan
Pertama dan Semakan Ke-2 telah
dilaksanakan dengan memaparkan
Senarai Semak Dan Pengesahan Fail
Rekod Pensyarah melalui modul iFRP
Kawal semua rekod kualiti lama
sehingga tamat tempoh penyimpanan.
MULA
TAMAT
PMU-PE-PS-09 Pengurusan Rekod Kualiti Page 12 of 12
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Pengurusan Rekod EOMS
Tanggungjawab
Pegawai yang diberi kuasa
Tindakan
● Wujudkan sekurang-
kurangnya pendua untuk
semua rekod EOMS.
● Beri tajuk atau No. Rujukan
fail mengikut SIRE.
● Beri tajuk atau No. Rujukan
yang sama kepada back-up.
● Lupuskan data dengan
merincih dokumen atau
memadamkan dokumen
tersebut
MULA
TAMAT
SENARAI INDUK REKOD EOMS
PS-09(1) Kel. 01 Pin. 02
Bil
Rekod
EOMS
Prosedur
EOMS
Tajuk Fail
No.
Rujukan
Lokasi
Cara
Penyimpanan
Tempoh
Simpanan
Pegawai Yang
Bertanggung-
jawab
Cara
Pelupusan
Catatan
SENARAI PELUPUSAN REKOD EOMS
Disediakan Oleh: Disahkan Oleh:
…………………………………………. ……………………………………..
Ketua Jabatan
Tarikh: Tarikh:
PS-09(2) Kel. 01 Pin. 02
Bil
Rekod
EOMS
Prosedur
EOMS
Tajuk
Fail
No.
Rujukan
Lokasi
Cara
Penyimpanan
Tempoh
Simpanan
Pegawai Yang
Bertanggung-
jawab
Cara
Pelupusan
Sesi Rekod
Dilupuskan
