​
POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-PE-PS-17
PENGURUSAN KOLEJ KEDIAMAN
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
KETUA UNIT
PENGURUSAN KOLEJ
KEDIAMAN
TIMBALAN PENGARAH
(SOKONGAN AKADEMIK)
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-PE-PS-17
Tajuk Dokumen
PENGURUSAN KOLEJ KEDIAMAN
Bil.
No.
Pindaan
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
01
02
Meminda definisi - Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar
(KJHEP) kepada Ketua Jabatan Hal Ehwal dan
Pembangunan Pelajar (KJHEPP)
13.02.2024
02
02
Mengemaskini senarai rujukan (3.6 Takwim Aktiviti
Tahunan Politeknik Mukah)
13.02.2024
03
02
Mengemaskini rekod EOMS – Borang Maklumat
Peribadi (BKK01)
13.02.2024
04
02
Mengemaskini carta aliran kerja
13.02.2024
PMU-PE-PS-17 Pengurusan Kolej Kediaman Page 3 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
1.0
OBJEKTIF
Memastikan proses permohonan menduduki Kolej Kediaman bagi pelajar-pelajar senior 100%
dilaksanakan dalam tempoh 3 minggu dari tarikh pendaftaran secara fizikal.
2.0
SKOP
Prosedur ini digunapakai untuk menguruskan Kolej Kediaman di Politeknik Mukah dibuat
mengikut prosedur yang ditetapkan bagi memastikan Objektif Unit tercapai sebagaimana
berikut :-
● Memastikan keselamatan dan ketenteraman penghuni Kolej Kediaman dalam keadaan
terkawal.
● Menjadikan Kolej Kediaman pelajar sebagai institusi kekeluargaan yang menerapkan
nilai kasih sayang, bekerjasama, toleransi dan bertanggungjawab antara sesama
penghuni serta staf pengurusan Kolej Kediaman.
● Menggalakkan penghuni terlibat dengan aktiviti-aktiviti di asrama yang dapat
meningkatkan potensi diri penghuni agar keterampilan diri pelajar penghuni mencapai
satu tahap yang membanggakan.
● Mewujudkan suasana persekitaran yang melatih diri pelajar supaya memiliki sifat
berdikari dan memiliki ciri-ciri kepimpinan berkualiti ke arah menghasilkan pemimpin di
kalangan pelajar yang berwibawa.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual EOMS: Rujuk Klausa Berkaitan
3.2
Standard ISO 21001: 2018
3.3
Akta 174
3.4
Buku Panduan dan Peraturan Pelajar Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia
3.5
3.6
Buku Garis Panduan Pengurusan Kolej Kediaman Politeknik Malaysia
Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Mukah
4.0
DEFINISI
KJHEPP
Ketua Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar
PPA
Penolong Pengurus Asrama
PA
Penyelia Asrama
KW
Ketua Warden
PMU-PE-PS-17 Pengurusan Kolej Kediaman Page 4 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
WA
Warden Asrama
KUKP
Ketua Unit Khidmat Pengurusan
5.0
PROSEDUR KERJA
5.1 Menyediakan Tempat Bagi Penginapan Penghuni Kolej Kediaman
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
Penyelia
Asrama
7.1.3 Kemudahan
8.4.2 Jenis dan
takat kawalan
1. Menyenaraikan bilik-bilik yang dikenalpasti :
a. Bilik yang baik dan lengkap untuk dihuni
b. Bilik yang memerlukan tindakan baik pulih / ganti
baru perabot dan peralatan
c. Bilik-bilik yang khusus untuk pelajar sakit / masalah
kesihatan
d. Bilik-bilik untuk AJK atau kelulusan khusus / khas /
OKU
2. Mengarahkan pekerja Kontraktor Kebersihan untuk
membersihkan bilik-bilik yang telah dikenalpasti
sebagaimana tersenarai pada perkara 1.
3. Membuat laporan kerosakan bilik-bilik kepada Unit
Pengurusan dan Penyelenggaraan Fasiliti (UPPF) melalui
sistem e-Senggara.
4. Menyerahkan senarai bilik yang boleh digunakan kepada
Penolong Pengurus Asrama.
Penolong
Pengurus
Asrama / Ketua
Warden
7.4.1 Komunikasi
5. Mengeluarkan Memo Permohonan Kolej Kediaman Bagi
Pelajar Senior.
6. Pelajar Membuat Permohonan Melalui Sistem SPMP
ataupun melalui pautan Google Form yang dinyatakan di
dalam memo.
KJHEPP
7.4 Komunikasi
dalaman dan
luaran
7. Memaklumkan bilangan pengambilan pelajar baru.
5.2 Menguruskan Pendaftaran Masuk dan Keluar Penghuni Kolej Kediaman
PMU-PE-PS-17 Pengurusan Kolej Kediaman Page 5 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
Penolong
Pengurus
Asrama/Penyel
ia Asrama
7.1.3 Kemudahan
8. Menguruskan pendaftaran masuk penghuni Kolej Kediaman
a. Mengagihkan bilik dan kunci kepada penghuni.
b. Menyemak resit bayaran asrama dan borang maklumat
diri penghuni.
c. Mengemaskini rekod daftar masuk Kolej Kediaman ke
dalam sistem SPMP
9. Menguruskan Pendaftaran Keluar penghuni Kolej Kediaman
a. Menerima kunci bilik.
b. Menyemak dan mengesahkan kunci-kunci bilik adalah
betul dan dalam keadaan baik
10. Menyediakan statistik penghuni asrama dan menyerahkan
kepada Penolong Pengurus Asrama dan Ketua Warden
untuk tindakan susulan.
5.3 Memantau Kebersihan Bilik / Bangunan/ Kawasan Kolej Kediaman
Penyelia
Asrama /
Penolong
Pengurus
Asrama
8.4.2 Jenis dan
takat kawalan
11. Menyediakan laporan kebersihan bangunan dan kawasan
Kolej Kediaman untuk disemak oleh Penolong Pengurus
Asrama.
12. Menghantar laporan pemantauan kebersihan bangunan dan
kawasan Kolej Kediaman ke Unit Khidmat Pengurusan.
5.4 Memantau dan Melaporkan Aduan Kerosakan di Kolej Kediaman ke UPPF
8.4.2 Jenis dan
takat kawalan
13. Jika aduan dari pelajar :
a. Pelajar akan membuat laporan secara aduan terus ke
kaunter UPKK ataupun melalui Group Whatsapp Blok
yang dibangunkan bagi setiap blok Kolej Kediaman.
b. Penyelia Asrama akan menyemak kerosakan untuk
tindakan UPPF.
c. Penyelia Asrama melaporkan aduan yang dilaporkan ke
dalam e-Senggara PMU untuk tindakan UPPF.
PMU-PE-PS-17 Pengurusan Kolej Kediaman Page 6 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
6.0
REKOD EOMS
Bil.
Jenis Rekod
Tempoh
Simpanan
Lokasi
Lampiran
1
Buku Daftar Masuk dan Keluar
1 Tahun
Bilik Penyelia
Asrama
2
Borang Maklumat Diri Penghuni
5 Tahun
Bilik Penyelia
Asrama
PMU-PE-PS-17 Pengurusan Kolej Kediaman Page 7 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Menyediakan Tempat Penginapan
Penghuni Kolej Kediaman
PMU-PE-PS-17 Pengurusan Kolej Kediaman Page 8 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Menguruskan pendaftaran masuk dan keluar pelajar
(a) Pendaftaran Masuk Kolej Kediaman
PMU-PE-PS-17 Pengurusan Kolej Kediaman Page 9 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Menguruskan pendaftaran masuk dan keluar pelajar
(b) Pendaftaran Keluar Kolej Kediaman
PMU-PE-PS-17 Pengurusan Kolej Kediaman Page 10 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Memantau kebersihan bilik / bangunan/
kawasan Kolej Kediaman
PMU-PE-PS-17 Pengurusan Kolej Kediaman Page 11 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Memantau kerosakan dan keselamatan
bangunan Kolej Kediaman