TAJUK:

SISTEM ADUAN TEKNIKAL DAN PEMBANGUNAN POLITEKNIK

MUKAH

(e-SENGGARA)

ISKANDAR BIN REDUAN

KETUA PEMBANGUNAN SISTEM

DENGAN KERJASAMA

BIL

NAMA

JAWATAN

KESSY ANAK ENTING

PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (F41)

2 MUHAMMAD MAZIZ BIN SAHARI PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (F41)

1. TAJUK

Sistem Aduan Teknikal Dan Pembangunan Politeknik Mukah (e-SENGGARA).

2. LATAR BELAKANG/ TUJUAN

Selaras dengan slogan Politeknik Mukah (PMU) iaitu “IT Teras Entiti”,

Pengurusan Tertinggi terutamanya Timbalan Pengarah Akademik (TPA), Unit Teknologi

Maklumat (UTM) dan Unit Pembangunan & Penyelenggaraan Fasiliti (UPPF) telah

mengambil inisiatif untuk membangunkan sistem e-Senggara bagi menambahbaik

modul dan fungsi sistem sedia ada supaya dapat memberi kemudahan dan persekitaran

kerja yang selesa kepada semua warga kerja Politeknik Mukah. Sistem e-Senggara

merupakan sebuah sistem yang berfungsi sebagai saluran utama yang digunakan untuk

membuat aduan kerosakan teknikal dan pembangunan di Politeknik Mukah.

Sistem e-Senggara mula dibangunkan pada 2022 bagi menggantikan dan

menambahbaik kelemahan yang ada pada sistem e-Aduan yang telah diguna pakai

semenjak tahun 2017 oleh semua staf Politeknik Mukah. Penambahbaikan yang di buat

adalah berdasarkan teguran oleh pihak auditor ISO 21001:2018 EOMS (Education

Organizations Management System) pada tahun 2022 serta cadangan pemurnian

modul dan fungsi daripada pihak pengurusan tertinggi Politeknik Mukah.

Bagi memperkuatkan lagi fungsi sistem e-Senggara ini, aduan kerosakan

peralatan teknikal di bawah seliaan Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia

(UiDM) turut dirangkumkan di dalam sistem ini. Unit Komunikasi & Korporat (UKK) yang

berperanan dalam memantau aduan turut disediakan akses sebagai pentadbir

pelaporan di dalam sistem ini.

Selain untuk menambahbaik sistem sedia ada, penggunaan nama e-Senggara

pada sistem baharu ini adalah bagi mengelak berlakunya kekeliruan pengguna terhadap

skop sistem ini. Ini kerana sepanjang tempoh menggunakan sistem e-Aduan, kerap kali

pengguna keliru akan skop sistem ini dan beranggapan bahawa sistem e-Aduan adalah

untuk membuat semua jenis aduan termasuklah aduan daripada pelajar dan pihak luar

Politeknik Mukah. Pemilihan nama e-Senggara adalah bertepatan dengan maksud

senggara yang memfokus kepada aktiviti penyelenggaraan atau baik pulih.

Sistem e-Senggara telah digunakan sepenuhnya oleh semua staf Politeknik

Mukah pada awal tahun 2023 setelah mendapat kelulusan daripada pihak pengurusan

Politeknik Mukah. Dengan adanya sistem ini, semua warga kerja PMU boleh membuat

aduan pembangunan dan ICT serta menyemak status aduan secara atas talian.

3. RASIONAL MEMBANGUNKAN SISTEM

Sistem e-Senggara yang dibangunkan secara dalaman (inhouse) oleh Unit

Teknologi Maklumat dengan kerjasama Unit Pembangunan & Penyelenggaraan Fasiliti

(UPPF) Politeknik Mukah ini bermatlamat untuk memudahkan pengurusan aduan

teknikal dan pembangunan di peringkat UTM, UPPF, UiDM dan UKK.

Kekuatan sistem e-Senggara ini adalah:

i. Sistem dapat di akses secara atas talian (online).

ii. Membolehkan staf PMU membuat aduan kerosakan dengan mudah.

iii. Pengadu dapat melihat status tindakan terhadap aduan yang di buat serta

melihat nama juruteknik/jurutera yang ditugaskan terhadap aduan tersebut.

iv. Aduan tidak perlu dicetak kerana kesemua data aduan disimpan di dalam

pangkalan data yang telah ditetapkan.

v. Aduan kerosakan dijadikan bukti atau punca kuasa untuk permohonan

peruntukan baik pulih.

vi. Analisa kerosakan tahun sebelumnya boleh dijadikan sebagai panduan

penyediaan perolehan peruntukan bagi tahun semasa.

vii. Pihak UTM dapat memantau status aduan dengan mudah.

viii. Maklumat yang disampaikan akan menjadi lebih telus dan mudah dengan

penggunaan web dan mobile.

Penambahbaikan yang dibuat pada sistem e-Senggara adalah seperti berikut:

i. Tambahan fungsi paparan informasi kategori aduan pada paparan utama

sistem.

ii. Tambahan fungsi modul agihan Aduan Penyelenggaraan/ Servis Berkala.

iii. Tambahan fungsi modul aduan untuk kegunaan UiDM.

iv. Tambahan modul Tindakan PRO untuk capaian pegawai UKK.

v. Tambahan modul Semak Status Aduan bagi melihat kesemua aduan yang di

buat mengikut tahun dan status semasa aduan. Modul ini boleh di akses oleh

pengurusan tertinggi Politeknik.

vi. Tambahan fungsi penghantaran e-mel notifikasi kepada pengadu dan

juruteknik/jurutera sebaik sahaja aduan diagihkan kepada juruteknik/jurutera

dan juga sebaik sahaja aduan ditutup.

vii. Perubahan aliran pada tutup aduan di mana jurutera/juruteknik boleh terus tutup

aduan yang telah selesai diambil tindakan tanpa perlu menunggu pengadu

tutup aduan.

viii. Paparan statistik aduan telah dipecahkan kepada:

a. Peratusan aduan

b. Bilangan aduan jabatan/unit

c. Bilangan aduan di pangsapuri/ kolej kediaman

d. Jenis aduan

ix. Tambahan fungsi bagi paparan statistik jumlah agihan aduan kepada

jurutera/juruteknik pada tahun semasa.

4. KAEDAH PELAKSANAAN SISTEM

4.1 REKABENTUK PEMBANGUNAN SISTEM

Proses pembangunan Sistem Aduan Teknikal Dan Pembangunan Politeknik

Mukah (e-Senggara) adalah berasaskan Kitar Hayat Pembangunan Sistem ataupun

System Development Life Cycle (SDLC) (Rajah 1). Pendekatan menggunakan

model SDLC ini merupakan salah satu model pembangunan perisian yang

digunakan dalam kejuruteraan perisian bagi memastikan pembangunan perisian

berjalan dengan lancar.

Dalam model ini, proses pembangunan sistem adalah dilaksanakan secara

berfasa iaitu Fasa 1 (Rancang (Planing)), Fasa 2 (Analisis (Analysis)), Fasa 3 (Raka

bentuk (Design)), Fasa 4 (Pelaksanaan (Implimentation)) dan Fasa 5 (Operasi,

sokongan dan keselamatan (Operating, Support, Security)).

Rajah 1: Rajah System Development Life Cycle (SDLC)

SDLC merupakan pendekatan berfasa dalam analisis dan reka bentuk sistem. Ianya

merangkumi lima (5) fasa penting seperti berikut:

i) Perancangan Sistem (System Planing)

Pada fasa ini, permintaan daripada pengguna akan disemak bagi

memulakan proses dan mengenal pasti masalah atau kehendak pengguna

terhadap sistem yang akan dibangunkan. Keutamaan diberikan kepada

fungsi utama sistem.

ii) Analisis Sistem (System Analysis)

Tujuan fasa ini adalah untuk membina model logikal bagi sistem baru.

Sistem aduan sedia ada akan dikaji dan keperluan pengguna ditentukan.

Cadangan penyelesaian diberikan bagi menyelesaikan masalah sistem sedia

ada.

Pada fasa ini, maklumat-maklumat berkenaan keperluan sistem dikenal

pasti berdasarkan perbincangan dan maklum balas bersama semua staf di

Unit Teknologi Maklumat dan Unit Pembangunan & Penyelenggaraan Fasiliti

(UPPF) yang terlibat secara langsung dengan pengurusan aduan dari proses

terima aduan, agih aduan, aktiviti penyelenggaraan sehingga ke proses tutup

aduan.

iii) Rekabentuk Sistem (System Design)

Reka bentuk sistem ini terbahagi kepada dua bahagian iaitu:

• Antaramuka pengguna biasa

• Antaramuka ketua unit

• Antaramuka pentadbir sistem

Pembahagian ini dilakukan bagi mewujudkan kawalan tahap capaian

dalam sistem. Pengguna biasa hanya dapat membuat aduan dan semak

status aduan. Ketua Unit memiliki akses untuk membuat agihan aduan

kepada jurutera/juruteknik manakala pentadbir sistem boleh menambah,

mengedit dan memadam data. Reka bentuk sistem yang dibina adalah mesra

pengguna dan mudah untuk difahami bagi pemohon.

iv) Implementasi Sistem (Implimentation)

Pentadbir sistem akan dilatih menguruskan tahap akses pengguna

sistem dan capaian paparan laporan. Pengguna (semua staf PMU)

disediakan manual pengguna sebagai panduan untuk menggunakan Sistem

e-Senggara.

Sistem e-Senggara ini dibangunkan menggunakan bahasa

pengaturcaraan PHP, pangkalan data MySQL. Perisian Sublime Text untuk

pembangunan antaramuka dan Zurb Foundation 6 sebagai platform bagi

mempercepatkan lagi pembangunan antaramuka.

v) Operasi, Sokongan dan peralatan (Operating, Support, Security)

Dalam fasa ini, aktiviti penyelenggaraan sistem akan dilaksanakan,

prestasi sistem akan dipantau berdasarkan kepada maklumbalas yang

diterima daripada pengguna atau pemohon serta sistem keselamatan

sistem akan diuji dari semasa ke semasa bagi memastikan keselamatan

sistem terjamin.

4.2 PERBEZAAN ANTARA PERKARA/ PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

Berikut adalah perbezaan pelaksanaan proses atau kaedah pengurusan

aduan teknikal dan pembangunan Politeknik Mukah setelah penggunaan Sistem e-

Senggara dikuatkuasa.

Fungsi Sistem

Sistem

e-Aduan

Sistem

e-Senggara

Capaian atas talian (online)

√

Paparan status aduan

√

Paparan Informasi kategori aduan

√

Modul UiDM

√

Modul UKK

√

Modul Aduan Penyelenggaraan/ Servis

Berkala

√

E-mel notifikasi agih aduan

√

E-mel notifikasi tutup aduan

√

Akses semak status aduan oleh UTM

PMU

√

Akses semak status aduan oleh

pengurusan tertinggi PMU

√

Analisa kerosakan sebagai panduan

perolehan alat ganti

√

Jurutera/Juruteknik boleh tutup aduan

apabila aduan telah selesai diambil

tindakan

√

Paparan statistik aduan telah dipecahkan

kepada:

- Peratusan aduan

- Bilangan aduan jabatan/unit

- Bilangan aduan di pangsapuri/ kolej

kediaman

- Jenis aduan

√

Paparan statistik jumlah agihan aduan

kepada jurutera/juruteknik

√

Jadual 1: Perbezaa sebelum dan selepas penggunaan Sistem e-Senggara

Antara perbezaan papara sistem sebelum dan selepas.

 e-Mel Notifikasi:

Sistem e-Aduan

Sistem e-Senggara

 Paparan Infomasi Ketegori Aduan:

Sistem e-Aduan

- Tiada

Sistem e-Senggara:

 Modul UiDM:

Sistem e-Aduan

- Tiada

Sistem e-Senggara:

 Modul UKK:

Sistem e-Aduan

- Tiada

Sistem e-Senggara

 Modul Aduan Penyelenggaraan / Servis Berkala:

Sistem e-Aduan

- Tiada

Sistem e-Senggara

 Akses Semak Status Aduan Oleh Pengurusan Tertinggi PMU

Sistem e-Aduan:

- Tiada

Sistem e-Senggara:

Paparan statistik aduan

Sistem e-Aduan: Sistem e-Senggara:

 Paparan statistik jumlah agihan aduan kepada jurutera / juruteknik:

Sistem e-Aduan

- Tiada

Sistem e-Senggara

UTM

UPPF

4.3 STATISTIK PENGGUNAAN SISTEM

Bagi mengetahui tahap pengetahuan dan penggunaan Sistem e-Senggara di

kalangan warga Politeknik Mukah, Unit Teknologi Maklumat telah melakukan soal

selidik secara atas talian mengunakan google form kepada 30 orang staf Politeknik

Mukah. Kesemua 30 orang staf memilih pernah menggunakan Sistem e-Senggara

ini. Semua 30 orang respondan turut memilih sistem ini mudah diakses serta mudah

digunakan.

Carta Bar 1: Keputusan soal selidik Sistem e-Senggara

4.4 KEBERKESANAN SISTEM

Hasil daripada soal selidik yang telah diedar kepada pengguna, Jadual 2

menunjukkan jumlah penerimaan penggunaan sistem e-Senggara ini. Berdasarkan

jadual tersebut pengguna bersetuju bahawa sistem yang dibangunkan adalah

berkesan dan sangat membantu dalam pengurusan aduan teknikal dan

pembangunan di Politeknik Mukah.

Bil

Perkara

Jumlah

Responden

Respondan bersetuju sistem e-Senggara digunakan untuk

penguruskan aduan teknikal dan pembangunan di PMU.

Respondan bersetuju sistem e- Senggara diakses secara

atas talian.

Respondan bersetuju sistem e-Senggara memudahkan

urusan untuk menyemak status aduan

teknkal dan

pembangunan.

Jadual 2: Jumlah Penerimaan Pengguna Terhadap Penggunaan Sistem

e- Senggara PMU

Pernahkah anda

menggunakan

Sistem e-Senggara?

Adakah Sistem e-

Senggara ini mudah

diakses?

Adakah Sistem e-

Senggara ini mudah

digunakan?

30 30 30

TIDAK

0 0 0

30 30 30

0 0 0

Jumlah Responden

Sistem e-Senggara

YA TIDAK

5. PERANAN PEMBANGUN SISTEM

Pembangun sistem ini adalah terdiri daripada staf dari Unit Teknologi

Maklumat Politeknik Mukah. Pelaksanaan pengumpulan data adalah berdasarkan

teguran Auditor ISO 21001:2018 EOMS (Education Organizations Management

System) pada tahun 2022 serta cadangan pemurnian fungsi daripada pihak pengurusan

tertinggi Politeknik Mukah dijadikan sebagai intipati kepada keperluan dalam

pembangunan sistem ini.

Jawatankuasa pelaksana pembangunan sistem adalah seperti berikut:

i. Penasihat/ Ketua Pembangunan Sistem

• Encik Iskandar Bin Reduan

ii. Pembangunan

a. Pembangunan idea dan pangkalan data

• Puan Kessy Anak Enting

b. Pembangunan sistem dan antaramuka

• Encik Muhammad Maziz Bin Sahari

Melakukan proses ujilari sistem dan mendapatkan maklum balas daripada

pengguna sasaran turut dibuat. Pembangun turut membina insturment soal selidik

dalam menganalisis maklum balas penggunan sistem e-Senggara.

6. IMPAK

Pembangunan Sistem Aduan Teknikal Dan Pembangunan Politeknik Mukah

(e-Senggara) ini adalah bagi menyokong sistem pengurusan Politeknik Mukah.

Kewujudan inovasi ini telah memberi impak kepada beberapa kategori berikut:

i. Impak Kepada Pengguna Biasa

a. Warga PMU boleh membuat aduan teknikal dan pembangunan serta

menyemak status aduan secra atas talian..

ii. Impak Kepada UTM, UPPF dan UiDM

a. Wujudnya satu pangkalan data yang sistematik untuk menyimpan data

aduan teknikal dan pembangunan Politeknik Mukah.

b. Capaian secara atas talian memudahkan pemantauan status aduan

dilakukan.

c. Penjimatan masa.

iii. Impak Kepada Politeknik Mukah

a. Penjimatan kos dari segi penyedian kertas dan fail.

b. Kesempurnaan peralatan akan membawa kepada kualiti kerja yang lebih

baik dan pencapaian proses pengajaran dan pembelajaran (PdP) yang

lebih cemerlang.

c. Melancarkan operasi pengurusan di Politeknik Mukah.